Voorbereiden van een beoordelingsgesprek

0

Om met succes werknemers te helpen motiveren en hun werkprestaties te helpen verbeteren, is het essentieel dat de leidinggevende effectieve beoordelingsgesprekken voorbereidt en voert. Het voorbereiden van een beoordelingsgesprek is een van de belangrijkste fasen van het beoordelingsproces.

Noodzakelijk dossieropbouw

Leidinggevenden moeten beschikken over de benodigde informatie over de prestaties van de werknemer ten tijde van het beoordelingsgesprek. Welke resultaten zijn bereikt? In welke mate worden de competenties beheerst?

Omdat beoordelingen slechts één keer per jaar plaatsvinden en niemand, ook geen leidinggevende, een perfect geheugen heeft, is het raadzaam om gedurende het jaar notities te maken en een dossier op te bouwen met voorbeelden van situaties waarin de werknemer goed, voldoende of slecht heeft gepresteerd. Ook het functioneringsgesprek is een belangrijk ijkpunt. In dit gesprek wordt halverwege het jaar de voortgang van de gemaakte afspraken besproken en worden eventuele nieuwe afspraken gemaakt.

Een goed dossier biedt de leidinggevende specifieke, feitelijke voorbeelden van de prestaties van de werknemer die besproken kunnen worden tijdens het beoordelingsgesprek. Zonder dergelijk bewijs kan het beoordelingsgesprek verzanden in een lukraak geklets op basis van generalisaties. Dat zal noch zinvol noch constructief zijn. Het paraat hebben van specifieke praktijkvoorbeelden zal met name belangrijk zijn als de manager niet geheel bevredigende aspecten van de prestaties van de werknemer moet bespreken. Het zal fungeren als uitgangspunt voor de discussie over waarom de prestaties niet bevredigend waren op een bepaald terrein en wat gedaan kan worden om te zorgen voor verbetering in het vervolg. Zonder concrete voorbeelden is het mogelijk dat de werknemer de bewering van de manager dat zijn prestaties onbevredigend waren, niet zal accepteren, en zich defensief zal opstellen.

Tips voor voorbereiding beoordelingsgesprek
Als een leidinggevende het gesprek niet goed heeft voorbereid, zal de beoordeelde werknemer dit snel aanvoelen en het de leidinggevende verwijten.

  • Bekijk vooraf het Persoonlijk Jaarplan van het voorgaande jaar om een beeld te vormen van de beoordeling van dat jaar. De beoordeling mag echter niet meewegen in de beoordeling van dit jaar. Het gaat namelijk om de mate waarin de afspraken nu zijn gerealiseerd.
  • Bekijk vooraf het Persoonlijk Jaarplan van dit jaar. Wat was de stand van zaken tijdens het functioneringsgesprek?
  • Informeer vooraf bij andere leidinggevenden – indien gepast – met wie de werknemer gedurende het jaar gewerkt heeft om feitelijke feedback over prestaties te verkrijgen.
  • Onderbouw de mening met concrete en actuele voorbeelden.
  • Houdt rekening met eventuele kritiek. Zorg dat er voldoende relevante voorbeelden kunnen worden genoemd.
  • Bedenk welke punten de werknemer ter sprake zou kunnen brengen, en hoe het beste met deze (gevoelige) gebieden omgegaan kan worden.
  • Nodig de werknemer tenminste twee weken van tevoren uit voor een beoordelingsgesprek. Dit kan schriftelijk of per e-mail. Vergeet daarbij niet om aan te geven wat het doel is van het gesprek en op welke wijze de werknemer zich kan voorbereiden. Geef indien er gebruik wordt gemaakt van zelfbeoordeling aan hoe dit werkt en wat u van de werknemer verwacht.
  • Onderschat niet de voor het gesprek benodigde tijd. Er is geen ideale tijdsduur voor een beoordelingsgesprek, maar het is raadzaam om meer tijd in te plannen dan u denkt nodig te hebben om  het plotseling afkappen van een discussie te voorkomen.
  • Vul voor het gesprek het Persoonlijk Jaarplan alvast in. Niet met pen, maar met potlood. Anders heeft de werknemer het idee dat zijn opmerkingen überhaupt geen nut zullen hebben.
  • Sta onderbrekingen tijdens het gesprek niet toe, en zorg ervoor dat er geen afleiding kan ontstaan door mobiele telefoons etc.
  • Onderschat het belang van het rekening houden met de persoonlijkheid en het temperament van de betreffende werknemer niet. Eventuele voorspelbare reacties dienen vooraf te worden vastgesteld en voorbereid met een passende geplande reactie. Verschillende interviewstijlen kunnen nodig zijn om tegemoet te komen aan individuele behoeftes. Een relatief onzekere werknemer, bijvoorbeeld, heeft wellicht een heleboel geruststelling nodig.
Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.