Klachtenprocedure beoordeling

0

Soms komt het voor dat een werknemer het oneens is met de uitkomst van het beoordelingsgesprek. In dat geval is het van belang dat zowel leidinggevende als de werknemer weten hoe daarmee moet worden omgegaan. Een klachtenprocedure kan hierbij helpen.

1. Indiening klacht

Een klacht over de beoordeling kan schriftelijk worden ingediend bij de klachtencommissie. De klager, zijn leidinggevende en/of beoordelaar, ontvangen een exemplaar van deze klachtenprocedure. Een klacht kan niet eerder in behandeling worden genomen door de klachtencommissie dan twee weken nadat de klager deze klacht schriftelijk en voorzien van een deugdelijke motivering kenbaar heeft gemaakt aan zijn leidinggevende en/of beoordelaar. Als de leidinggevende en/of beoordelaar de klager, naar aanleiding van voornoemde kennisgeving, uitnodigt voor een gesprek, dan dient de klager daarop positief te reageren. Zowel de werknemer als de leidinggevende en/of beoordelaar kan een medewerker van de afdeling HR verzoeken bij het gesprek aanwezig te zijn. Het gesprek dient binnen twee weken na de uitnodiging plaats te vinden. Pas nadat het gesprek heeft plaatsgevonden of na verloop van voornoemde twee weken kan een klacht door de klachtencommissie in behandeling worden genomen.

2. Onderzoek
De klachtencommissie stelt een onderzoek in naar iedere bij haar ingediende klacht omtrent beoordeling. De klachtencommissie heeft recht op alle informatie van de zijde van de werkgever die ze bij de vervulling van haar taak nodig heeft. Binnen één maand na ontvangst van de klacht hoort de klachtencommissie afzonderlijk de werknemer die de klacht heeft ingediend en andere betrokkenen, waaronder doch niet uitsluitende – de leidinggevende en/of beoordelaar.

De klager heeft het recht zich te laten bijstaan. De kosten hiervan zijn voor de werknemer zelf. De klager heeft recht op inzage in de relevante stukken. Welke stukken relevant zijn is ter beoordeling van de klachtencommissie. De klager ontvangt genoemde stukken via de klachtencommissie. De commissie kan besluiten een onderzoek te laten plaatsvinden door deskundigen. De kosten hiervan komen voor rekening van de werkgever.

De klager en de leidinggevende en/of beoordelaar, worden in de gelegenheid gesteld om kennis te nemen van elkanders standpunten en om daarop te reageren. De zittingen van de klachtencommissie zijn besloten. Van iedere zitting wordt een schriftelijk rapport opgemaakt dat door alle betrokkenen voor gezien wordt ondertekend. Indien een betrokkene dit weigert, wordt de reden daarvan in het rapport vermeld. Na afronding van het onderzoek wordt een schriftelijke rapportage opgesteld die aan de directie en aan de direct betrokkenen zal worden toegezonden.

3. Oordeel
De klachtencommissie beslist met meerderheid van stemmen. De klachtencommissie brengt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand nadat de klacht is ingediend, een schriftelijke rapportage uit aan de directie.
De rapportage bevat in ieder geval:
– de naam van de klager
– de inhoud van de klacht
– de motivering van de klacht
– de naam van degene die de beoordeling heeft gedaan;
– de naam van de leidinggevende van de werknemer
– (eventueel) de naam van degene over wie is geklaagd
– de beoordeling van de commissie over de gegrondheid van de klacht
– een advies aan de werkgever inzake te nemen maatregelen in het concrete geval
– een advies aan de werkgever inzake te nemen maatregelen in het algemeen

Indien de genoemde termijn wordt overschreden, ontvangt de klager en de leidinggevende en/of beoordelaar, daarvan bericht met opgave van de afhandelingsduur. Een afschrift van de schriftelijke rapportage wordt aan de direct betrokkenen gestuurd.

4. Sancties en maatregelen
Binnen 14 dagen na ontvangst van de rapportage van de klachtencommissie zal de directie een beslissing nemen. De directie zal daarbij het advies van de klachtencommissie als uitgangspunt nemen. Als de directie afwijkt van het advies, dan zal zij dat in overleg met de klachtencommissie doen en dan zal zij dat met redenen omkleed in de schriftelijke beslissing motiveren.

Indien noodzakelijk, zal de directie de nodige maatregelen nemen om de situatie op de werkplek te normaliseren. De klachtencommissie zal daarover zo nodig – advies worden gevraagd.

Indien sprake is van een bewuste valse klacht of indien sprake is van een bewuste onterechte beoordeling, zal de directie gepaste maatregelen nemen tegen degene die de valse klacht heeft ingediend, cq. de bewuste onterechte beoordeling heeft gegeven. De klachtencommissie zal daarover om advies worden gevraagd.

5. De beslissing
Een afschrift van de beslissing wordt aan de direct betrokkenen gestuurd.

6. Niet eens met de beslissing
Indien één van de betrokkenen het niet eens is met de beslissing van de directie dan kan deze zich  rechtstreeks wenden tot de directie met een met redenen omkleed schriftelijk bezwaar.

De directie zal binnen 14 dagen schriftelijk op het bezwaar reageren.

Indien de reactie van de directie niet bevredigend is voor de betrokkene, dan kan hij zich wenden tot de bevoegde rechter.

7. Geheimhouding
Alle betrokkenen dienen de gegevens die hen ter kennis worden gesteld strikt vertrouwelijk te behandelen. Deze geheimhouding geldt in beginsel niet voor het advies van de klachtencommissie en de uiteindelijke beslissing van de werkgever, zulks is evenwel ter beoordeling van de directie.

[([002_RBIAdam-image-1393926.jpeg])]

Lees ook: Werknemer is het niet eens met uitkomst beoordelingsgesprek. Dit artikel is geschreven door de juristen van databank XpertHR.

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.