Gemeente Rotterdam krijgt personeelsgesprekken zonder vinkjes

0

Hebben beoordelingsgesprekken hun langste tijd gehad? Veel organisaties zoeken naar alternatieven. Bij de gemeente Rotterdam wordt hier hard aan gewerkt. Strategisch HR-adviseur Nicolette Nieuwveld was nauw betrokken bij de experimentele fase: ‘We werden overdonderd door het aantal aanmeldingen.’

Op dit moment ligt een voorstel voor een nieuwe vorm van personeelsgesprekken bij de centrale ondernemingsraad. De kans is groot dat alle 11 duizend ambtenaren van de havenstad er vanaf 2018 mee te maken krijgen. Volgens Nicolette Nieuwveld passen eigentijdse, open en frequente personeelsgesprekken meer bij het motto ‘In Rotterdam kan alles wat jij kunt’.

Nicolette Nieuwveld

Wanneer had u uw laatste personeelsgesprek?

‘Mijn leidinggevende en ik spreken elkaar vaak. In november had ik een iets officiëler gesprek. We hebben toen ook een verslag gemaakt dat mijn personeelsdossier in gaat. Mijn leidinggevende geeft me ruimte en we kunnen goed sparren. We hebben elkaar feedback gegeven, kort teruggekeken en vooral gekeken hoe ik taken voor de komende tijd ga oppakken.’

Wat is het grootste verschil met de vroegere manier van beoordelen?

‘We hadden jarenlang een beoordelingssysteem dat – lelijk gezegd – vooral gericht was op het zetten van vinkjes. Uit de experimenten bleek de behoefte aan minder strakke regels en meer aandacht voor continue gesprekken, feedback en ontwikkeling.’

Uit een recent onderzoek van de Vrije Universiteit Amsterdam blijkt dat beoordelingsgesprekken weinig effectief zijn. Hoe denken jullie daar in Rotterdam over?

‘Onze experimenten passen in een beweging die zoekt naar alternatieven. Jarenlang kregen onze medewerkers cijfers voor hun functioneren in de schaal van één tot vijf. We merkten dat daar vaak discussie over ontstond, dus willen we de scores afschaffen. In plaats van cijfers omschrijven leidinggevenden nu in overleg met de medewerker wat goed gaat en wat beter kan.’

Hoe geven medewerkers elkaar feedback?

‘Dit kan op allerlei manieren. We maken bijvoorbeeld gebruik van een online 360 graden feedbacksysteem dat al werd ingezet bij het hogere management. Je vraagt vijf mensen uit je directe omgeving wat ze vinden van de competenties die je zelf aangeeft. Daar heb je een gesprek over met je leidinggevende.’

Was er veel animo voor de experimenten?

‘We werden overdonderd door het aantal aanmeldingen. Aanvankelijk wilden we met tien teams beginnen, het werden er dertien. Na een jaar experimenteren hebben we een oproep op intranet geplaatst met de vraag wie nog meer wilde uitproberen. Ruim tweehonderd leidinggevenden meldden zich met hun team aan. We hebben de Centrale Ondernemingsraad en de HR-adviseurs er van het begin af aan bij betrokken. Na een startbijeenkomst hebben we onder andere trainingen georganiseerd, bijvoorbeeld op het gebied van gesprekstechnieken.’

Dat klinkt als een flinke investering. Is dat het waard?

‘We hebben nu een aantal evaluatie-bijeenkomsten gehad. Daaruit blijkt dat deelnemers tevreden zijn met de nieuwe aanpak, omdat ze zich meer gehoord voelen. Ze vinden het prettig dat praten over het werk nu een continu proces is. Dat heeft ook een positief effect op de teams. Cijfers hebben we nog niet. Wel zijn vragen over de personeelsgesprekken meegenomen in het jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek. De resultaten krijgen we binnenkort.’

Wat is de volgende stap?

‘In 2018 gaan we de slag maken naar alle 11 duizend ambtenaren als we het groene licht krijgen. Dat is een flinke opgave. We gaan trainingen en bijeenkomsten voor HR-medewerkers, leidinggevenden en medewerkers aanbieden. Daarbij maken we gebruik van de goede voorbeelden uit de experimenten.’

Heeft u tips voor andere HR-afdelingen?

‘Onze aanpak is volgens mij geslaagd omdat leidinggevenden uit verschillende onderdelen van de ge-meente in het projectteam zitten. Zij hebben daardoor een ambassadeursrol. Ook de centrale onder-nemingsraad was er vanaf het begin als toehoorder bij. Belangrijk is ook dat we niet alles in één keer veranderen, maar kleine stappen zetten. Cruciaal is dat er enthousiasme ontstaat. Daardoor krijgt zo’n veranderproces vleugels.’

Meer voorbeelden van het Nieuwe Beoordelen:

Lees meer over:

Over Auteur

Jolan Douwes

Jolan Douwes is freelance-redacteur van XpertHR Actueel. Behalve journalist is zij ook loopbaanadviseur. Zo pikt ze de laatste ontwikkelingen op het gebied van werk snel op.

Reageer