Gemeente Rotterdam schrapt beoordeling met scores

0

Als alternatief voor het jaarlijkse beoordelingsgesprek is de gemeente Rotterdam begin 2018 overgestapt op regelmatige personeelsgesprekken. Bij de ambtenaren was de animo voor verandering zo groot dat ruim tweehonderd teams zich aanmeldden voor het experiment. ‘We waren overdonderd’, zegt Strategisch HR-adviseur Nicolette Nieuwveld.  

Nicolette Nieuwveld

Het nieuwe HR beleidskader Personeelsgesprekken is nog niet officieel, want de Centrale Ondernemingsraad moet er nog mee instemmen. Maar de gemeente Rotterdam probeert het wel al met de hele organisatie (11.000 ambtenaren) uit. Volgens Strategisch HR-adviseur Nicolette Nieuwveld passen open en frequente personeelsgesprekken ook meer bij het motto ‘In Rotterdam kan alles wat jij kunt’.

Wat is het grootste verschil met de vroegere manier van beoordelen?

‘We hadden jarenlang een beoordelingssysteem dat – lelijk gezegd – vooral gericht was op het zetten van vinkjes. Uit enquêtes bleek de behoefte aan minder strakke regels en meer aandacht voor continue gesprekken, feedback en ontwikkeling.’

Uit een onderzoek van de Vrije Universiteit Amsterdam blijkt dat beoordelingsgesprekken weinig effectief zijn. Hoe denken jullie daar in Rotterdam over?

‘Onze experimenten passen in een beweging die zoekt naar alternatieven. Jarenlang kregen onze medewerkers cijfers voor hun functioneren in de schaal van één tot vijf. We merkten dat daar vaak discussie over ontstond, dus willen we de scores afschaffen. In plaats van cijfers omschrijven leidinggevenden nu in overleg met de medewerker wat goed gaat en wat beter kan.’

Hoe geven medewerkers elkaar feedback?

‘Dit kan op allerlei manieren. We maken bijvoorbeeld gebruik van een online 360 graden feedbacksysteem dat al werd ingezet bij het hogere management. Je vraagt vijf mensen uit je directe omgeving wat ze vinden van de competenties die je zelf aangeeft. Daar heb je een gesprek over met je leidinggevende.’

Was er veel animo voor de experimenten?

‘We werden overdonderd door het aantal aanmeldingen. Aanvankelijk wilden we met tien teams beginnen, het werden er dertien. Die hadden allemaal een andere aanpak. Na een jaar experimenteren zijn hier de best werkende en meest aansprekende versies uitgehaald. Op intranet stelden we daarna de vraag wie de nieuwe manier van beoordelen nog meer wilde uitproberen. Ruim tweehonderd leidinggevenden meldden zich met hun team aan. Na een startbijeenkomst hebben we  onder meer trainingen georganiseerd, bijvoorbeeld op het gebied van gesprekstechnieken.’

Dat klinkt als een flinke investering. Is dat het waard?

‘Uit de evaluatie-bijeenkomsten blijkt dat deelnemers tevreden zijn met de nieuwe aanpak, omdat ze zich meer gehoord voelen. Ze vinden het prettig dat praten over het werk nu een continu proces is. Dat heeft ook een positief effect op de teams. Cijfers hebben we nog niet. Wel zijn vragen over de personeelsgesprekken meegenomen in het jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek. Dit heeft een nulmeting opgeleverd.’

Zijn er ook valkuilen?

‘In de waan van de dag kan continue feedback erbij inschieten. De nieuwe aanpak is ook vrijblijvender. Dat kan het effect hebben dat minder gespreksformulieren in het personeelsdossier terechtkomen. Er worden dan vast wel kwalitatief goede gesprekken gevoerd, maar dat is niet zichtbaar in de administratieve afhandeling.’

Wat is de volgende stap?

‘Eind 2018 volgt een uitgebreide evaluatie. Daarna gaat er een nieuw instemmingsverzoek naar de Centrale Ondernemingsraad. De vraag is dan de experimenterende fase af te sluiten en de aanpak als nieuw beleid vast te stellen.’

Heeft u tips voor andere HR-afdelingen?

‘Nodig alle leidinggevenden uit verschillende onderdelen van de organisatie uit voor het projectteam. Zij krijgen daardoor een ambassadeursrol. Betrek er de centrale ondernemingsraad vanaf het begin bij. Belangrijk is ook dat je niet alles in één keer verandert, maar kleine stappen zet. Zodra er enthousiasme ontstaat, krijgt zo’n veranderproces vleugels.’

  • Meer lezen over dit praktijkverhaal van de gemeente Rotterdam? In XpertHR vindt u een uitgebreid artikel met meer aandachtspunten en tips voor HR. Maandelijks kunt u twee artikelen gratis lezen, daarna kunt u zich abonneren. Ga naar het artikel.
Meer voorbeelden van het Nieuwe Beoordelen:
Lees meer over:

Over Auteur

Jolan Douwes

Jolan Douwes is auteur van XpertHR. Behalve journalist is zij ook loopbaanadviseur. Zo pikt ze de laatste ontwikkelingen op het gebied van werk snel op. Voor XpertHR Actueel schrijft ze onder andere interviews en praktijkverhalen.

Reageer