Werkgevers laten miljoenen liggen bij salarisadministratie

1

De helft van de grote werkgevers betaalt te veel geld aan sociale verzekeringspremies. Dat komt doordat er fouten gemaakt worden in de salarisadministratie.

Dat concludeert risicoadviseur en verzekeringsmakelaar Aon op basis van eigen onderzoek naar de afdrachten van sociale verzekeringspremies onder ruim 100 organisaties met meer dan 250 werknemers. Het onderzoek is uitgevoerd tussen 2009 en 2012.

Teveel premie afdragen
Werkgevers met meer dan 250 werknemers die de salarisadministratie in eigen beheer hebben, betaalden tussen 2009 en 2012 gemiddeld bijna 100.000 euro teveel aan sociale verzekeringspremies. Volgens Daniël Rijnbeek, Managing Consultant bij Aon Corporate Wellness, is dat wel iets om van te schrikken: ‘ Dat kan bijna niet anders, maar aan de andere kant komen we dit soort cijfers wel vaker tegen.’
Bijna de helft (46 procent) van de onderzochte werkgevers liet door fouten in de salarisadministratie geld liggen. In sommige gevallen gaat het om bedragen van meer dan 600.000 euro. Bij 4 procent van de organisaties bleek dat zij verkeerd of te weinig hebben afgedragen en het risico op een naheffing lopen.

Fouten bij salarisadministratie
De meeste fouten in de salarisadministratie worden gemaakt door het niet of verkeerd toepassen van wet- en regelgeving. ‘ Voor een deel kun je het salarisadministrateurs ook nauwelijks kwalijk nemen. Ze gaan met goede bedoelingen aan de slag en maken fouten. Er zijn ook zó vreselijk veel regelingen. Ongeveer dertig procent van de kosten bestaan uit sociale lasten, en de helft daarvan is beïnvloedbaar. In het takenpakket is het dus een niche, maar in een heel jaar kan er wel veel geld weglekken. Het vak kent ontzettend veel aandachtsgebieden, het is een complex beroep.’
Aan de andere kant is er soms ook sprake van amateurisme. ‘ Je moet je afvragen of Google de beste plek is om een bepaald percentage op te zoeken. Dat zijn dingen die dus echt gebeuren. Of iemand die een typefout maakt en 4,85 procent invult in plaats van 0,15 procent. Hoewel ik ook niet begrijp dat bij dit specifieke bedrijf niemand die anderhalve ton miste (want dat was het effect van de typefout).’

Salarissystemen
Een ander probleem is dat de software regelmatig niet erg gebruiksvriendelijk is, zegt Rijnbeek. ‘ Als je handmatig dingen moet invoeren of aanvinken, dan weet je dat het fout kan gaan. Menselijk handelen geeft kans op vergissingen. Mijn advies aan werkgevers is om heel goed na te denken over welk pakket je aanschaft. Van de buitenkant is het vaak niet te zien, maar er zijn genoeg online gebruikersgroepen waar je ervaringsverhalen kunt lezen. Neem die mee in je besluitvorming. Een ander advies is om zo’ n systeem niet alleen op de prijs te kopen. Goedkoop kan duurkoop zijn, blijkt nu maar weer.’

Vaak verkeerd
Twee regelingen gaan vaak verkeerd, zegt Rijnbeek.

  1. De ouderenkorting. In een aantal systemen wordt die niet goed toegepast omdat de software niet herkent wanneer iemand ‘ ouder’ is. Bij een aantal systemen moet deze korting handmatig aangezet worden.
  2. De WVA. Veel werkgevers hebben stagiaires of BBL’ ers rondlopen waarvoor ze kortingen of subsidies kunnen aanvragen. Niet altijd even makkelijk, maar er valt veel geld terug te halen.

86 regelingen

In 2012 waren er meer dan tachtig mogelijkheden voor werkgevers om gebruik te maken van subsidies, afdrachtverminderingen of variabele sociale verzekeringspremies, zoals de gedifferentieerde WGA-premie of de sectorpremie voor de Ziektewet.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone
Lees meer over:

Over Auteur

Basti Baroncini

Basti Baroncini schrijft met liefde over alle onderwerpen binnen het HR-vakgebied, maar zijn hart gaat pas écht sneller kloppen wanneer het gaat om strategie en om mensen. Sociale innovatie, duurzame inzetbaarheid, ontwikkeling & onderwijs, verandertrajecten, draagvlak, communicatie en leiderschap zijn voorbeelden van onderwerpen waar hij graag over schrijft.

1 reactie

  1. Herkenbaar verhaal. Ik begrijp wel waarom dit soort zaken niet wordt opgemerkt; het toezicht faalt! Accountants worden niet opgeleid om de post loonkosten inhoudelijk voldoende te kunnen beoordelen. Naast de genoemde redenen is er dan ook nog het issue van de communicatie tussen HR en Finance. Helaas laat deze ook vaak te wensen over. Mijn conclusie: zorg dat je de loonkosten integraal beheersbaar maakt. Meer weten? http://www.saltobv.nl

Reageer