Protocol ongewenst gedrag, inclusief klachtenregeling

0

Een werkgever is verplicht te zorgen voor een werkomgeving die vrij is van agressie, (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten en ander ongewenst gedrag dat tot psychische belasting kan leiden. Het instellen van een protocol ter voorkoming van ongewenst gedrag dat is voorzien van een klachtenprocedure is één van de maatregelen die de werkgever kan nemen om aan zijn verplichtingen te voldoen.

Dit is een voorbeelddocument van een protocol ongewenst gedrag, inclusief klachtenregeling.

Opmerkingen

De regeling moet toegankelijk zijn voor het personeel. De werknemers en leidinggevenden moeten bekend zijn met het bestaan van de regeling en de werking ervan en weten welke maatregelen uit de procedure kunnen voortvloeien. Een regeling moet systematisch zijn en in de praktijk worden toegepast. De werkwijze en de eventuele termijnen dienen te zijn vastgelegd en te worden nageleefd.

De regeling moet voorzien in de voorwaarden die aan een zorgvuldige klachtenbehandeling worden gesteld, te weten: hoor en wederhoor, vertrouwelijkheid en informatievoorziening.

Bij de invoering van beleid over agressie, (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten en ander ongewenst gedrag, zal de ondernemingsraad om instemming gevraagd moeten worden.

Het protocol ongewenst gedrag kan apart worden ingevoerd, maar kan ook onderdeel uitmaken van een personeelshandboek.

Waarschuwing

De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, maar ook individuele werknemers, kunnen een klacht indienen bij de Arbeidsinspectie als een werkgever geen beleid heeft op het gebied van ongewenst gedrag. De Arbeidsinspectie kan een werkgever verplichten beleid in te voeren.

Als een werknemer te maken krijgt met ongewenst gedrag, dan kan hij een klacht over zijn werkgever indienen bij de Commissie Gelijke Behandeling (CGB). Hij kan het ongewenst gedrag ook aan de orde stellen bij een rechter, bijvoorbeeld als hij ontbinding van de arbeidsovereenkomst vraagt vanwege het ongewenst gedrag. De werkgever zal in die gevallen moeten kunnen aantonen dat hij voldoende heeft gedaan om het ongewenste gedrag te voorkomen. Als een werkgever geen protocol en/of klachtenregeling binnen zijn bedrijf heeft ingesteld, dan zal de conclusie al snel zijn dat hij onvoldoende heeft gedaan om het ongewenste gedrag te voorkomen. Het instellen van een protocol en klachtenprocedure werkt dus niet alleen preventief binnen een onderneming, het kan de werkgever ook helpen om aansprakelijkheid te voorkomen.

Voorbeeld Protocol ongewenst gedrag, inclusief klachtenregeling

Voorkoming van ongewenst gedrag

  1. Binnen ons bedrijf wordt agressie, (seksuele) intimidatie, discriminatie, pesten en ander ongewenst gedrag  op welk niveau dan ook- niet geaccepteerd. Deze regeling beoogt willekeur en/of een onzorgvuldige behandeling binnen ons bedrijf te voorkomen en te bestrijden. Werknemers die onverhoopt toch te maken krijgen met dit soort van ongewenst gedrag wordt de gelegenheid gegeven om daaraan een einde te maken.
  2. Binnen ons bedrijf wordt op de daarvoor geëigende wijze(n) en met de daartoe geëigende middelen actief beleid gevoerd op het gebied van preventie en bestrijding van welke agressie, geweld, discriminatie en (seksuele) intimidatie op het werk dan ook.
  3. De werkgever houdt zichzelf verplicht tot het voeren van een samenhangend beleid, dat agressie, geweld, discriminatie, (seksuele) intimidatie en ander ongewenst gedrag voorkomt en bestrijdt.

Vertrouwenspersoon ongewenst gedrag

  1. De werkgever wijst een interne en een externe vertrouwenspersoon ongewenst gedrag aan. Deze vertrouwenspersonen zullen worden belast met de eerste opvang van personen met klachten over agressie, geweld, discriminatie, (seksuele) intimidatie en ander ongewenst gedrag die daarover willen praten. Deze personen zullen in ieder geval het vertrouwen moeten genieten van het personeel binnen de onderneming. Zij moeten gemakkelijk aanspreekbaar en toegankelijk zijn, vertrouwelijk met informatie om kunnen gaan en bij voorkeur kennis en ervaring hebben op het terrein van individuele hulpverlening.
  2. Vertrouwenspersonen
    o    De interne vertrouwenspersoon is: [naam en telefoonnummer] o    De externe vertrouwenspersoon is: [naam, adresgegevens en telefoonnummer]

Taken vertrouwenspersonen ongewenst gedrag

  1. De vertrouwenspersonen zullen de persoon die een klacht heeft inzake agressie, geweld, discriminatie, (seksuele) intimidatie en ander ongewenst gedrag aanhoren, bijstaan, begeleiden en van advies dienen.
  2. De vertrouwenspersonen zullen  in overleg met de klager- onderzoek doen en in overleg met de betrokkenen trachten tot een oplossing van het gesignaleerde probleem te komen.
  3. De vertrouwenspersonen zullen de klager desgewenst ondersteunen bij het indienen van een klacht bij de eigen klachtencommissie en/of -indien het een strafbaar feit betreft- bij het doen van aangifte bij de politie.
  4. De vertrouwenspersonen verrichten geen handelingen ter uitvoering van hun taken dan na overleg met- en toestemming van – de werknemer die de klacht heeft ingediend. De vertrouwenspersonen zijn voor de uitvoering van hun taken uitsluitend verantwoording schuldig aan de directie, waarbij de vertrouwelijkheid van informatie gerespecteerd wordt. De werkgever dient ervoor te zorgen dat de vertrouwenspersonen in de gelegenheid zijn om vertrouwelijke wijze schriftelijk, mondeling en telefonisch te worden geraadpleegd.
  5. De vertrouwenspersonen dienen bij de uitoefening van hun taken ook rekening te houden met de rechten van de (vermoedelijke) dader.
  6. De vertrouwenspersonen zullen de directie en andere relevante bedrijfsonderdelen gevraagd en ongevraagd adviseren op het gebied van preventie en bestrijding van seksuele intimidatie.

De klachtencommissie ongewenst gedrag

  1. De werkgever vormt een klachtencommissie, bestaande uit een vertegenwoordiger namens de werknemers, aangewezen door de OR of personeelsvertegenwoordiging, een vertegenwoordiger namens de werkgever, aangewezen door de directie en een externe derde, eveneens aangewezen door de directie. Deze klachtencommissie neemt alle klachten over agressie, geweld, discriminatie, (seksuele) intimidatie en ander ongewenst gedrag in behandeling, met uitzondering van anonieme klachten.
  2. De directie verschaft de klachtencommissie, in overleg, middelen die nodig zijn voor een goede uitoefening van deze functie.
  3. De leden van de klachtencommissie zijn:
    o    [naam vertegenwoordiger namens de werknemers];
    o    [naam vertegenwoordiger namens de werkgever (bijvoorbeeld de HR-manager)];
    o    [naam externe derde (bijvoorbeeld een advocaat)].
  4. Klachten kunnen op het navolgende adres worden ingediend:
    o    [vertrouwelijk adres en telefoonnummer klachtencommissie (bijvoorbeeld die van de externe derde)].

Klachtenprocedure ongewenst gedrag

  1. Indiening klacht
    Een klacht over agressie, geweld, discriminatie, (seksuele) intimidatie en ander ongewenst gedrag wordt door de klager schriftelijk ingediend bij de klachtencommissie. De klager en degene(n) over wie is geklaagd, ontvangen een exemplaar van dit hoofdstuk van het bedrijfsreglement dat over de klachtenprocedure handelt.
  2. Anonieme klachten kunnen niet in behandeling worden genomen door de klachtencommissie.
  3. Onderzoek
    De klachtencommissie stelt een onderzoek in naar iedere bij haar ingediende klacht omtrent agressie, geweld, discriminatie, (seksuele) intimidatie en ander ongewenst gedrag. De klachtencommissie heeft recht op alle informatie van de zijde van de werkgever die ze bij de vervulling van haar taak nodig heeft.
  4. Binnen één maand na ontvangst van de klacht hoort de klachtencommissie afzonderlijk de werknemer die de klacht heeft ingediend en andere betrokkenen, waaronder degene(n) over wie is geklaagd.
  5. De klager en degene over wie is geklaagd, hebben het recht zich door een raadsman of -vrouw te laten bijstaan en inzage te krijgen in de relevante stukken. De klachtencommissie is verplicht de klager en degene over wie geklaagd is te horen.
  6. De commissie is bevoegd ook anderen te horen.
  7. De commissie kan besluiten een onderzoek te laten plaatsvinden door deskundigen. De kosten hiervan komen voor rekening van de werkgever.
  8. De klager en degene over wie geklaagd is, worden in de gelegenheid gesteld om kennis te nemen van elkanders standpunten en om daarop te reageren.
  9. De zittingen van de klachtencommissie zijn besloten.
  10. Van iedere zitting wordt een schriftelijk rapport opgemaakt dat door alle betrokkenen voor gezien wordt ondertekend. Indien een betrokkene dit weigert, wordt de reden daarvan in het rapport vermeld.
  11. Na afronding van het onderzoek wordt een schriftelijke rapportage opgesteld die aan de directie en aan de direct betrokkenen zal worden toegezonden.

Tijdelijke voorzieningen

Zowel bij aanvang van de procedure als gedurende de looptijd van het onderzoek kan de klachtencommissie de werkgever verzoeken om tijdelijke voorzieningen te treffen. De werkgever zal daaraan gevolg geven indien dit voor het welzijn van de klager en/of enige ander medewerker of betrokkene – waaronder tevens begrepen degene(n) over wie is geklaagd – noodzakelijk is.

Oordeel

  1. De klachtencommissie beslist met meerderheid van stemmen.
  2. De klachtencommissie brengt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee maanden nadat de klacht is ingediend, een schriftelijke rapportage uit aan de directie.
  3. De rapportage bevat in ieder geval:
    o    de naam van de klager
    o    de naam van degene over wie is geklaagd
    o    wie door het ongewenste gedrag is/zijn getroffen
    o    een beschrijving van de klacht;
    o    de beoordeling van de commissie over de aannemelijkheid van de klacht
    o    een advies aan de werkgever inzake te nemen maatregelen (waaronder eventuele sancties) in het concrete geval
    o    een advies aan de werkgever inzake te nemen maatregelen in het algemeen
  4. Indien de genoemde termijn wordt overschreden, ontvangt de klager en degene over wie is geklaagd, daarvan bericht met opgave van de afhandelingsduur.
  5. Een afschrift van de schriftelijke rapportage wordt aan de direct betrokkenen gestuurd alsmede aan de vertrouwenspersonen indien zij bij de klacht betrokken waren.

Sancties en maatregelen

  1. Binnen 14 dagen na ontvangst van de rapportage van de klachtencommissie zal de directie een beslissing nemen over de te nemen maatregelen op individueel niveau. De directie zal daarbij het advies van de klachtencommissie als uitgangspunt nemen. Als de directie afwijkt van het advies, dan zal zij dat in overleg met de klachtencommissie doen en dan zal zij dat met redenen omkleed in de schriftelijke beslissing motiveren.
  2. Afhankelijk van de zwaarte van de klacht(en) kunnen door de directie onder andere de volgende sancties worden opgelegd aan degene tegen wie een gegronde klacht is gericht:
    o    een schriftelijke berisping
    o    een schorsing
    o    een geldboete
    o    overplaatsing
    o    ontslag
  3. Indien blijkt dat de geuite klacht ongegrond is, dan zal de directie de nodige maatregelen nemen om de situatie op de werkplek te normaliseren. De klachtencommissie zal daarover advies worden gevraagd.
  4. Indien sprake is van een bewuste valse klacht, dan zal de directie gepaste maatregelen nemen om degene tegen wie de klacht is gericht te rehabiliteren. Ook zullen gepaste maatregelen genomen worden tegen degene die de valse klacht bewust heeft ingediend. De klachtencommissie zal daarover om advies worden gevraagd.

De beslissing

Een afschrift van de beslissing wordt aan de direct betrokkenen gestuurd.

Niet eens met de beslissing

Indien één van de betrokkenen het niet eens is met de beslissing van de directie dan kan deze zich  rechtstreeks wenden tot de directie met een met redenen omkleed schriftelijk bezwaar. De directie zal binnen 14 dagen schriftelijk op het bezwaar reageren.

  1. Indien de reactie van de directie niet bevredigend is voor de betrokkene, dan kan hij zich wenden tot de bevoegde rechter.

Geheimhouding

Alle betrokkenen dienen de gegevens die hen ter kennis worden gesteld strikt vertrouwelijk te behandelen. Deze geheimhouding geldt in beginsel niet voor het advies van de klachtencommissie en de uiteindelijke beslissing van de werkgever, zulks is evenwel ter beoordeling van de directiewerkgever.

De pagina Arbo is samengesteld door de juristen van XpertHR, dé Antwoordbank. Zie ook XpertHR.nl.

Lees meer over:

Over Auteur

Redactie XpertHR Actueel

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

Reageer