Voorbeeld autoreglement

0

Een werkgever die een leaseauto ter beschikking stelt aan een werknemer doet er goed aan hierover afspraken te maken. En deze op papier te zetten.

Wanneer dit document gebruiken

Als een werkgever een leaseauto ter beschikking stelt aan zijn werknemer, is het goed om daarover afspraken te maken. Dit uitgebreide voorbeeld autoreglement kan de werkgever daarvoor gebruiken. Deze bepaling is ook beschikbaar in het Engels. Let op! Het is slechts een vertaling van de Nederlandse versie en dus volgens Nederlands recht!

Opmerkingen

In dit voorbeeld autoreglement is een keur aan bepalingen opgenomen. Het reglement kan één op één worden gebruikt, maar het is ook mogelijk een keuze te maken uit die bepalingen die voor de werkgever van belang zijn.
Het autoreglement kan als apart reglement worden gebruikt, waarbij erop moet worden gelet dat een werknemer die een leaseauto ter beschikking gesteld krijgt, het autoreglement uitgereikt krijgt en dat hij voor de ontvangst ervan tekent.
Het autoreglement kan ook onderdeel uitmaken van een personeelshandboek.

Voorbeeld autoreglement

Inleiding

  1. Aan de werknemers die voor de uitoefening van hun functie een auto nodig hebben, kan de werkgever besluiten een leaseauto toe te kennen. Voor werknemers die gebruik maken van een leaseauto, dienen zich aan de hierna genoemde regels te houden.
  2. Dit autoreglement treedt in werking op [datum]en geldt voor onbepaalde tijd. Alle voordien overeengekomen afspraken en regelingen die afwijken van dit reglement vervallen met ingang van dit reglement.

Leaseovereenkomst

  1. De leasemaatschappij, in dit geval [naam leasemaatschappij], is de eigenaar van de auto’s en heeft de auto’s voor een bepaalde periode aan de werkgever ter beschikking gesteld. [naam leasemaatschappij]verricht daarnaast een aantal bijkomende diensten. Deze diensten omvatten het beheer, betaling van de motorrijtuigenbelasting, schadebehandeling, begeleiding van onderhoud en reparatie en het – zo nodig – ter beschikking stellen van een vervangende auto.
  2. De werkgever stelt, aan de hand van door haar opgestelde toekenningcriteria, de auto’s op haar beurt ter weer beschikking aan haar werknemers.

Gebruiksovereenkomst

Als de werkgever met een werknemer de terbeschikkingstelling van een leaseauto overeen komt, dan zal daartoe een aparte gebruiksovereenkomst ten aanzien van de aan de werknemer ter beschikking te stellen auto worden opgesteld. Zowel de inhoud van die gebruiksovereenkomst als hetgeen hier is bepaald, geldt tussen partijen.

Toewijzing leaseauto

  1. Een werknemer komt niet eerder in aanmerking voor een leaseauto dan na het verstrijken van de proeftijd.
  2. Wanneer de werknemer in het kader van zijn functie minimaal 15.000 [of een ander aantal]zakelijke kilometers per jaar rijdt en/of het voor de uitoefening van de functie gewenst is dat de werknemer beschikt over een leaseauto, kan de werkgever besluiten een leaseauto aan de werknemer ter beschikking te stellen. Onder ‘zakelijke kilometers’ wordt verstaan kilometers die zijn gemaakt in het kader van zakelijke reizen. Woon- werkverkeer valt daar niet onder.
  3. In principe wordt er onderscheidt gemaakt tussen de volgende functiecategorieën
    a. Functiecategorie 1: Buitendienstwerknemer
    b. Functiecategorie 2: Senior buitendienstwerknemer
    c. Functiecategorie 3: Leidinggevende uitvoerend niveua
    d. Functiecategorie 4: Leidinggevende op middenkader niveau
  4. Aanvraag
    Als de werkgever aan de werknemer aangeeft dat hij bereid is om de werknemer een leaseauto ter beschikking te stellen, dan kan de werknemer een aanvraag leaseauto indienen. De werknemer kan ook op eigen initiatief een – in dat geval onderbouwde – aanvraag leaseauto, voorzien van een kopie van een in Nederland geldend rijbewijs, bij de werkgever indienen.
  5. Wanneer een werknemer – bijvoorbeeld door wijziging van zijn functie – niet meer voor een leaseauto uit een bepaalde klasse in aanmerking komt of als hij in het geheel niet meer voor een leaseauto in aanmerking komt, kan de werkgever bepalen dat de werknemer de resterende looptijd van de leaseovereenkomst uitrijdt.
  6. Parttimers die per week 24 uur of minder werken, komen in principe niet in aanmerking voor een leaseauto.

Uitsluiting reiskostenvergoeding woonwerkverkeer

Werknemers aan wie een leaseauto is toegekend, zijn uitgesloten van de regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer.

Normleasebedrag

  1. Het maximale normleasebedrag (inclusief brandstofkosten) zal door de werkgever worden vastgesteld.
  2. Het normleasebedrag is gebaseerd op een [benzine/dieselauto], [aantal]kilometer per jaar en een looptijd van [aantal]maanden. Gedurende de van tevoren vastgestelde periode zijn deze leasebedragen maatgevend. Hierbij gaat het alleen om personenauto’s voorzien van een geel kentekenbewijs.
  3. Normleasebedragen:
    a. Functiecategorie 1:     EUR [bedrag]per maand exclusief brandstofkosten
    b. Functiecategorie 2:     EUR [bedrag]per maand exclusief brandstofkosten
    c. Functiecategorie 3:     EUR [bedrag]per maand exclusief brandstofkosten
    d. Functiecategorie 4:     EUR [bedrag]per maand exclusief brandstofkosten
  4. Overschrijding van het normleasebedrag is, in overleg met- en na toestemming van de werkgever, toegestaan. De meerkosten zijn geheel voor rekening van de werknemer. De eigen bijdrage van de werknemer (inclusief de meerkosten) wordt maandelijks op het salaris van de werknemer ingehouden.
  5. Als de werknemer de voorkeur geeft aan een auto waarvan het leasebedrag lager is dan het normleasebedrag, dan heeft de werknemer geen recht op uitkering of verrekening van het verschil.
  6. Permanente vervanging
    [naam leasemaatschappij]is te allen tijde gerechtigd om voor de verdere duur van de gebruiksovereenkomst een vervangende auto uit een vergelijkbare klasse in te zetten.
  7. Indien voor het verstrijken van de leasetermijn het dienstverband met de werknemer eindigt, dient het restant van de vrijwillige eigen bijdrage over de resterende looptijd ineens aan de werkgever te worden terugbetaald. De werkgever behoudt zich in dat geval het recht voor om de vrijwillige eigen bijdrage over de resterende looptijd, ineens en in zijn geheel in te houden op de laatste salarisbetalingen.
  8. Groene keuze
    Maatschappelijk verantwoord ondernemen staat in onze organisatie hoog in het vaandel. Onderdeel daarvan is het streven om het wagenpark te ‘vergroenen’. De autokeuze is daarom beperkt tot energiezuinige auto’s; auto’s met energielabel A, B of C, waarbij de voorkeur uitgaat naar een auto die zo energiezuinig mogelijk is. De werkgever kent daarom een bonus toe aan berijders die kiezen voor een auto met A of B-label. Deze bonus wordt maandelijks uitgekeerd, dan wel verrekend met de eigen bijdrage.
  9. Bonus groener rijden:
    a. A-label; EUR 50 per maand
    b. B-label; EUR 25 per maand
    c. C-label; geen
  10. Autokeuze
    De werkgever bepaalt het merk of type van de leaseauto. Uitgangspunt is dat een leaseauto, niet langer dan 5 jaar bereden wordt, de werkgever kan daarvan – om haar moverende redenen – vanaf wijken. Het maximale aantal kilometers voor de looptijd is afhankelijk van de motorinhoud, merk en type van de auto en wordt door [naam leasemaatschappij]bepaald.
  11. Het is mogelijk dat een gebruikte auto beschikbaar komt, bijvoorbeeld doordat een werknemer het bedrijf heeft verlaten op het moment dat de looptijd van het leasecontract nog niet is verstreken. In die gevallen kan de werkgever bepalen dat  deze auto aan de werknemer wordt toegewezen.

Opties en accessoires

  1. In principe wordt iedere leaseauto afgeleverd in de standaarduitvoering. Onder standaarduitvoering wordt in dit verband verstaan de auto inclusief radio/cd-speler of mp3-aansluiting en een trekhaak.
  2. Accessoires en eventuele veranderingen mogen uitsluitend in overleg met en na toestemming van de werkgever worden aangebracht.
  3. De kosten van extra accessoires en eventuele veranderingen kunnen, naar keuze van de gebruiker – maar uitsluitend nadat de werkgever daarvoor schriftelijke toestemming heeft gegeven – ofwel in het leasecontract van de desbetreffende auto worden ondergebracht, ofwel door de werknemer met de dealer worden afgerekend.
  4. Ook voor accessoires die niet direct bij aanvang, maar tijdens de looptijd van het contract worden aangebracht geldt dat die pas aangebracht kunnen worden nadat de werkgever daarvoor schriftelijke toestemming heeft gegeven. Voor later aangebrachte accessoires en eventuele veranderingen geldt dat de werknemer die alleen bij de dealer die de auto heeft afgeleverd kan laten aanbrengen. De werknemer dient daarvoor rechtstreeks met de dealer af te rekenen. De accessoires en aanpassingen zijn en blijven geheel voor rekening en risico van de werknemer, alsmede alle kosten van het eventuele onderhoud en herstel.
  5. Na afloop van het leasecontract mogen deze accessoires slechts door de werknemer worden verwijderd, indien de auto in originele staat kan worden teruggeleverd. Alle eventuele kosten van het verwijderen van accessoires, alsook alle eventuele herstelwerkzaamheden, zijn geheel voor rekening en risico van de werknemer. De werknemer heeft geen recht op vergoeding van accessoires die hij niet verwijdert of die niet kunnen of mogen worden verwijderd.

Brandstofkeuze

De brandstofkeuze is, in overleg met de werknemer en de leasemaatschappij, aan de werkgever.

Gebruik leaseauto

  1. Een leaseauto wordt primair aan de werknemer ter beschikking gesteld voor zakelijk gebruik c.q. de uitoefening van zijn functie. Behoudens het gebruik van een vervangende auto tijdens onderhouds- of reparatiewerkzaamheden zal de werknemer ten behoeve van de functievervulling uitsluitend van de door de werkgever beschikbaar gestelde auto gebruikmaken.
  2. De werknemer mag de auto niet verpanden of anderszins bezwaren, verhuren, in onderhuur geven, verkopen of in gebruik geven aan derden, anders dan gezinsleden of medewerkers van de werkgever. De auto mag alleen aan gezinsleden of medewerkers van de werkgever in gebruik worden gegeven als zij in het bezit zijn van een geldig rijbewijs.
  3. Het is evenmin toegestaan om de leaseauto te gebruiken om tegen betaling personen te vervoeren, de auto te gebruiken voor snelheidsritten, prestatieritten (met uitzondering van puzzelritten) of voor lesdoeleinden.
  4. Inspectie
    De werknemer zal de werkgever respectievelijk [naam leasemaatschappij]ten alle tijden in staat stellen om de auto te inspecteren.
  5. Gebruik van de auto voor privé-doeleinden is toegestaan, mits voldaan wordt aan de voorwaarden, waaronder, doch niet uitsluitend, de fiscale voorwaarden. Voor het aantal te rijden privé-kilometers geldt dat dit in overeenstemming dient te zijn met de inschatting vooraf.
  6. De werkgever is gerechtigd de kosten van het privégebruik aan de werknemer door te belasten, indien er sprake blijkt te zijn van extreem privégebruik.

Privégebruik in het buitenland

  1. Het is toegestaan de auto te gebruiken voor vakantiedoeleinden in het buitenland, met dien verstande dat alleen die landen met de auto bezocht mogen worden die vallen onder de polisvoorwaarden van de verzekering en vermeld staan op de ‘groene kaart’.
  2. Alle kosten die gemaakt worden in het buitenland, zoals reparatie, vervangende auto, wegslepen, hotel- en verblijfskosten, zijn voor rekening van de werknemer, tenzij de kosten door de verzekering of door de leasemaatschappij worden vergoed.
  3. Brandstofkosten in het buitenland voor privé-gebruik zijn voor rekening van de werknemer.

Vervangende auto

  1. Bij reparaties in Nederland die niet binnen één werkdag kunnen worden uitgevoerd, kan de werknemer de beschikking krijgen over een vervangende auto gedurende de tijd dat de leaseauto niet ter beschikking van de werknemer kan zijn. Zodra de leaseauto na reparatie weer ter beschikking komt van de werknemer, dient de vervangende auto onverwijld te worden ingeleverd.
  2. De werknemer zal de onderhoudsbeurten van de auto zodanig organiseren, dat in beginsel geen vervangende auto nodig is. De werknemer zal vervoer naar het werk en de reparatie-instelling op eigen initiatief en voor eigen rekening en organiseren zonder onnodig tijdverlies.
  3. Als de werknemer vervangend vervoer nodig heeft voor de goede uitoefening van zijn functie, dan kan hij – na toestemming van zijn leidinggevende – gebruik maken van vervangend vervoer.
  4. De werkgever is gerechtigd de kosten van vervangend vervoer door te belasten aan de werknemer, bijvoorbeeld als sprake is van onnodig of van overmatig gebruik ervan.
  5.  Bij reparaties in het buitenland kan in de meeste gevallen via de [naam leasemaatschappij] Alarm Service een vervangende auto ter beschikking worden gesteld conform de richtlijnen voor gebruik en onderhoud.

Aflevering van de leaseauto

  1. In principe wordt iedere leaseauto voorzien van stickers met de bedrijfsnaam van de werkgever, dit in samenspraak met de afdeling PR en ter discretie van de werkgever.
  2. Bij het overdragen van de leaseauto zullen aan de werknemer de volgende bescheiden worden uitgereikt:
    o handleiding voor gebruik en onderhoud van de auto
    o tankpas met pincode
    o schadeaangifteformulier
    o een Internationaal Motorrijtuig-verzekeringsbewijs (“de groene kaart”)
    o kentekenbewijzen deel 1A en 1B. ([naam leasemaatschappij]bewaart het eigendomsbewijs (deel 2)).
  3. De werknemer dient bij het in ontvangst nemen van de auto, de gebruikersovereenkomst te ondertekenen, daarop dient de kilometerstand van dat moment vermeld te zijn.

Onderhoud van de leaseauto

  1. De leaseauto wordt primair aan een werknemer ter beschikking gesteld voor de uitoefening van de functie. De werknemer is verplicht de auto deskundig en zorgvuldig te gebruiken in overeenstemming met de overheidsvoorschriften en de aan de werknemer gegeven gebruiks- en onderhoudsvoorschriften. De werknemer dient de auto in goede staat te houden en zo nodig te laten herstellen. Bovendien dient de werknemer de instructies van de dealer, garage en/of leasemaatschappij strikt op te volgen.
  2. De werknemer dient bijvoorbeeld – doch niet uitsluitend – zorg te dragen voor:
  3. Tussentijds bijvullen van het olie-carter met de door de fabrikant voorgeschreven olie.
  4. Technisch onderhoud volgens fabrieksschema, door een officiële dealer van het merk van de leaseauto of door een door [naam leasemaatschappij]geselecteerd garagebedrijf.
  5. Regelmatig controleren – en indien nodig bijvullen – van olie- en koelvloeistoffen.
  6. De jaarlijkse algemene periodieke autokeuring (APK), voorzover dat voor de leaseauto noodzakelijk is. De werknemer dient dit minimaal twee maanden voor de uiterlijke datum te laten doen.
  7. Het schoonhouden van de binnen- en buitenkant van de leaseauto.
  8. Schade als gevolg van verwijtbaar en/of onbehoorlijk gebruik en/of onderhoud van de leaseauto door de werkgever en/of de gebruiker(s) waarvoor de werkgever aansprakelijk voor wordt gesteld, zullen op de weknemer worden verhaald.
  9. De hulpverlening in het buitenland met betrekking tot de leaseauto wordt door- of in overleg met [naam leasemaatschappij]verzorgd. De in het buitenland gemaakte brandstofkosten -althans indien en voor zover het zakelijk verkeer betreft- dient te worden gedeclareerd bij de afdeling administratie van de werkgever.

Kosten in verband met het gebruik auto

  1. De kosten voor diensten en leveringen voortvloeiend uit het gebruik van de leaseauto die voor rekening van [naam leasemaatschappij]zijn, dienen door de werknemer op de door [naam leasemaatschappij]voorgeschreven wijze te worden gedeclareerd. Kosten die door [naam leasemaatschappij]niet worden vergoed, komen voor rekening van de werknemer, daaronder begrepen doch niet uitsluitend de kosten voor:
    o stalling;
    o parkeren;
    o brug-, pont-, boot-, tunnel-, tol-, bergpasgelden en vergelijkbare heffingen;
    o het wassen en schoonhouden van de auto;
    o schoonhouden van het interieur van de auto;
    o parkeerboetes;
    o alle kosten welke het gevolg zijn van niet behoorlijk gebruik en/of onderhoud van de auto;
    o alle kosten en schade van inbeslagname en/of verbeurdverklaring van de leaseauto;
  2. Verkeersovertredingen
    Verkeersovertredingen, boetes, administratieve sancties almede alle bijkomende kosten  zoals bijvoorbeeld, doch niet uitsluitend, administratieve kosten, rentes, boetes, gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten, komen geheel voor rekening en verantwoording van de werknemer. Als deze kosten door – of namens – de werkgever zijn voldaan, dan is de werkgever gerechtigd die kosten, vermeerderd met de administratieve kosten van de werkgever, in te houden op het salaris van de werknemer. Als de werknemer het daarmee niet eens is, dan kan hij achteraf gemotiveerd bezwaar indienen bij de personeelsafdeling van de werkgever.
  3. Kosten voor parkeren (exclusief parkeerboetes), bruggelden, pont, boot, tunnel, tol, bergpas, en vergelijkbare heffingen kunnen, uitsluitend indien gemaakt ten behoeve van aangetoond zakelijk gebruik, overeenkomstig de richtlijnen ten aanzien van kostendeclaraties, bij de werkgever worden gedeclareerd.

Tankpas

De werknemer zal bij het tanken van brandstof gebruikmaken van een zogenaamde “Tankpas”. Bij ieder gebruik van de tankpas dient de kilometerstand van de leaseauto te worden ingevoerd/geregistreerd. Als geen gebruik van de tankpas gemaakt kan worden, dan kunnen de brandstofkosten bij de werkgever gedeclareerd worden. Met de aan de werknemer ter beschikking gestelde tankpas dient uitsluitend te worden getankt met de ter beschikking gestelde leaseauto. Bij verlies van de tankpas dienen onmiddellijk [naam leasemaatschappij]en de werkgever – mondeling en schriftelijk – op de hoogte te worden gesteld en dient zorg gedragen te worden voor blokkering van de tankpas.

Schade en verzekering

  1. De werkgever heeft een overeenkomst voor het verzekeren van schade op basis van [soort]. Tevens is een inzittendenverzekering afgesloten.
  2. In geval van schade
    In geval van schade dient de werknemer daarvan direct telefonisch melding te maken aan [naam leasemaatschappij](telefoonnummer [telefoonnummer leasemaatschappij]). De werknemer dient een schadeformulier correct en volledig in te vullen en binnen vierentwintig uur naar [naam leasemaatschappij](adres: [adres leasemaatschappij]).
  3. Als sprake is van diefstal, verduistering, inbraak, joyriding, oplichting, parkeerschade, vallende en/of gevallen lading, schade toegebracht door vandalisme, schade in combinatie met lichamelijk letsel, dan doet de werknemer daarvan onmiddellijk aangifte bij de politie, laat een proces-verbaal of politierapport opmaken en zendt daarvan per omgaande een kopie naar [naam leasemaatschappij](adres: [adres leasemaatschappij]).
  4. Alle brieven en/of bescheiden die de werknemer in verband met de schade ontvangt, zendt hij direct door naar [naam leasemaatschappij](adres: [adres leasemaatschappij]).
  5. De werknemer dient alle instructies van [naam leasemaatschappij]strikt op te volgen. Alle vragen van [naam leasemaatschappij]zal de werknemer naar beste kunnen en naar eer en geweten beantwoorden. Alle verzoeken van [naam leasemaatschappij], bijvoorbeeld, doch niet uitsluitend, ter beantwoording van de schuldvraag, dienen onverwijld, naar beste kunnen en naar eer en geweten door de werknemer worden ingewilligd.
  6. Als de werknemer zich niet aan bovengenoemde regels houdt, dan zal alle schade en zullen alle kosten die daaruit voortvloeien, aan de werknemer in rekening worden gebracht.
  7. Lichamelijk letsel
    Als bij een schade ook lichamelijk letsel is ontstaan bij de werknemer/gebruiker van de leaseauto of bij derden, dan is de werknemer verplicht de werkgever daarvan per omgaande in kennis te stellen. De werknemer is bovendien verplicht er zorg voor te dragen dat zodanige maatregelen zijn getroffen die zijn vereist ingevolge de geldende verzekeringspolis. De gebruiker van de leaseauto is bovendien verplicht er zorg voor te dragen dat door een daartoe bevoegd (overheids)orgaan proces-verbaal is opgemaakt.
  8. Als de werknemer zich niet aan bovengenoemde regels houdt, dan zal alle schade en zullen alle kosten die daaruit voortvloeien, aan de werknemer in rekening worden gebracht.
  9. Diefstal
    Bij diefstal van de leaseauto dient de werknemer direct aangifte te doen bij de politie en melding te doen bij [naam leasemaatschappij](telefoonnummer [telefoonnummer leasemaatschappij], adres: [adres leasemaatschappij]). Bij diefstal in het buitenland dient zowel aangifte bij de politie in de plaats van de diefstal te worden gedaan als bij de politie in Nederland.
  10. Eigen risico
    Bij schade wordt het eigen risico door de leasemaatschappij doorberekend aan de werkgever. Het eigen risico bij het eerste schadegeval per kalenderjaar komt voor rekening van de werkgever. Het eigen risico bij de tweede en volgende keren komt in beginsel voor rekening van de werknemer. Bij extreem schadeverloop is de werkgever gerechtigd het eigen risico voor de werknemer te verhogen. Indien de leasemaatschappij een verhoogd eigen risico in rekening brengt, zal deze verhoging in elk geval en onverkort worden doorbelast aan de werknemer. De bepaling van het aantal schadegevallen is persoonsgebonden.
  11. Het eigen risico per schadegeval bedraagt EUR [bedrag].

Beëindiging en onderbreking gebruikersovereenkomst

  1. Tijdelijke onderbreking
    De werkgever is gerechtigd om de leaseauto -na overleg met de gebruiker- voor een bepaalde periode ter beschikking te stellen aan een andere werknemer.
  2. Inleveren leaseauto
    De werknemer dient, op eerste oproep van de werkgever om welke reden dan ook, de leaseauto met alle toebehoren, van binnen en van buiten schoongemaakt en zonder schade, op een nader door de werkgever te bepalen tijdstip en plaats in te leveren.
  3. Bij beëindiging en/of onderbreking van de gebruiksovereenkomst leaseauto dient de leaseauto per omgaande aan de werkgever te worden geretourneerd.
  4. De gebruiksovereenkomst leaseauto wordt beëindigd indien:
    o De arbeidsovereenkomst is geëindigd;
    o Een werknemer door functiewijziging niet langer voor een leaseauto in aanmerking komt (in dit soort gevallen zal een individuele overgangsregeling getroffen worden);
    o Een werknemer de verplichting uit hoofde van de gebruiksovereenkomst niet, niet tijdig of niet naar behoren nakomt;
    o Van een werknemer het rijbewijs – al dan niet tijdelijk – wordt ingetrokken;
    o De werknemer drie maanden aaneengesloten arbeidsongeschikt is en er geen vooruitzicht bestaat op spoedig herstel of zodanige werkhervatting dat, naar het oordeel van de werkgever, gebruik van de leaseauto nodig is;
    o Zich, naar het oordeel van de werkgever, andere gewichtige redenen voordoen.
  5. Onderbreking
    Deelname aan deze regeling wordt onderbroken bij afwezigheid van de werknemer ingeval van non-actief stelling.
  6. Inleveren
    Bij zowel beëindiging als bij onderbreking van de regeling wordt de auto met alle toebehoren, waaronder doch niet uitsluitend de autopapieren, alle sleutels en de tankpas, door de werknemer per omgaande, op een door de werkgever bepaalde plaats, aan de werkgever overgedragen.

Overname leaseauto

  1. De werkgever kan de werknemer in de gelegenheid stellen om de auto te kopen tegen een door [naam leasemaatschappij]vastgestelde waarde bij vrije verkoop. De werkgever is daartoe evenwel niet verplicht en de werkgever heeft in de koop/verkoop van de leaseauto geen enkele rol en aanvaard dus geen enkele verantwoordelijkheid en/of aansprakelijkheid.
  2. Vrijwillige beëindiging van de arbeidsovereenkomst
    Bij opzegging van het dienstverband door de werknemer, kan de werkgever de werknemer in de gelegenheid stellen het leasecontract mee te nemen naar de nieuwe werkgever. Mocht dit niet lukken, dan zullen alle kosten van de vrijwillige eigen bijdrage, voortvloeiende uit het voortijdig verbreken van de lease-overeenkomst, doorberekend worden aan de werknemer. De werkgever is gerechtigd tot verrekening daarvan met de eindafrekening van het dienstverband.

Inname van de leaseauto

  1. Bij het einde van de gebruiksovereenkomst dient de werknemer de auto in goede staat en met alle bijbehorende bescheiden, waaronder, doch niet uitsluitend, alle sleutels, het kentekenbewijs deel 1A en 1BI, het reparatieopdracht couponboekje, de groene kaart, de handleiding, aan te bieden op een door de werkgever of door [naam leasemaatschappij]te bepalen adres.
  2. De werknemer heeft geen recht op vergoeding van aangebrachte accessoires die hij niet heeft verwijderd, die niet (schadeloos) kunnen worden verwijderd of die niet mogen worden verwijderd.

Fiscale gevolgen

Door het ondertekenen en bij de werkgever indienen van de leaseauto aanvraag, aanvaardt de werknemer alle fiscale gevolgen die zijn verbonden aan de terbeschikkingstelling van de leaseauto aan hem.

(Eenzijdige) wijzigingen

De werkgever behoudt zich het recht voor om de in deze regeling genoemde bepalingen (eenzijdig) te wijzigen indien hij daarbij een zodanig zwaarwichtig belang heeft dat het belang van de werknemer dat eventueel door de wijziging wordt geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken.


Voorbeeldbepaling in de Engelse taal

Let op! Dit is slechts een vertaling van de Nederlandse bepaling en aldus naar Nederlands recht!

Company car leasing policy

Introduction

  1. The employer can decide to provide a company car under a lease arrangement (hereafter: ‘lease car’) to the employees who need a car for the performance of their duties. Employees who use a lease car should adhere to the following rules.
  2. This policy shall come into force on [date]and apply for an indefinite period of time. All agreements and arrangements of before that date which deviate from these rules will expire upon this policy coming into force.

Lease agreement

  1. The leasing company, in this case [name leasing company], is the owner of the cars and has put the cars at the disposal of the employer for a certain period of time. In addition, [name leasing company]will carry out several additional services. These services include management in general (beheer), payment of motor vehicle tax (motorrijtuigenbelasting), taking necessary steps in the event of damage (schadebehandeling), assisting with maintenance and repairs and – if necessary – providing a replacement car. b. The employer will, in accordance with its allocation criteria (toekenningscriteria), in turn distribute the cars among its employees.
  2. User agreement
    If the employer agrees on a car leasing arrangement with an employee, a separate user agreement will be drawn up with respect to the lease car in question. Parties are bound by both the terms and conditions of that user agreement and this policy.

Eligibility for lease car

  1. An employee is not eligible for a lease car during his/her probationary period (proeftijd).
  2. If the employee, during the performance of his/her job, travels a minimum of 15,000 [or other number]business kilometres per year and/or it is desirable for the adequate performance of his/her duties that the employee has a lease car, the employer can decide to provide the employee with a lease car. ‘Business kilometres’ in this sense means kilometres that are travelled for business purposes within the context of business travel; this does not include commuting.
  3. In principle, a distinction is made between the following employee categories (functiecategorieen):
    o Employee category 1: field service employee (buitendienstwerknemer)
    o Employee category 2: senior field service employee (senior buitendienstwerknemer)
    o Employee category 3: first-level/line manager (leidinggevende op uitvoerend  niveau)
    o Employee category 4: middle-level management (leidinggevende op middenkader niveau)

Application

  1. If the employer has informed the employee that the latter is eligible for a car leasing arrangement, then the employee can submit a request for a lease car. The employee may also apply for a lease car at its own initiative, in such case stating the reasons and filing the request with a copy of his/her valid driver’s license that is valid in the Netherlands.
  2. When an employee is no longer eligible for a lease car of a certain class or no longer eligible for any car leasing arrangement – for example due to a change in his job / position – the employer can decide that the employee may keep using the lease car for the remaining period of the term of the lease agreement.
  3. Part-time employees who work 24 hours or less per week are not eligible for a car leasing arrangement.
    Non-applicability commuting travel expense reimbursement
    Employees falling under a car leasing arrangement with the employer do not get reimbursed for commuting travel expenses.

Standard lease sum (norm lease bedrag)
a. The maximum standard lease sum (including fuel costs) is determined by the employer.
b. The standard lease sum is based on a [petrol/diesel] car, [number]kilometres per year and a term of [number]months. During the pre-defined period the lease sums are leading. This only applies to passenger cars equipped with a yellow registration certificate (geel kentekenbewijs).

Standard lease sums

  1. Employee categories:
    o Employee category 1: EUR [amount]per month excluding fuel
    o Employee category 2: EUR [amount]per month excluding fuel
    o Employee category 3: EUR [amount]per month excluding fuel
    o Employee category 4: EUR [amount]per month excluding fuel
  2. Exceeding the standard lease sum is authorised only after consultation with and consent of the employer. The additional costs are entirely borne by the employee. The employee’s excess waiver amount (eigen bijdrage), including the additional costs, will be withheld from the employee’s monthly salary payments.
  3. If the employee prefers a company car with a lease sum lower than the standard lease amount, the employee is not entitled to any compensation or offset.

Permanent replacement

  1. [Name leasing company] is at all times entitled to replace the lease car with a similar class replacement car for the remainder of the user agreement.
  2. If, before the expiry of the lease period, the employee’s employment with the employee ends, the employee must, in a single payment, pay the employer the remainder of the voluntary excess waiver (vrijwillige eigen bijdrage) over the remaining term. In that case, the employer reserves the right to offset the whole amount against the employee’s salary in the employer’s final salary payment to the employee.

‘Green’ choice

  1. Corporate social responsibility is one of our top priorities. An element thereof is our aim to make our company car fleet ‘greener’, i.e. more environmentally friendly. The car choice is therefore limited to energy-efficient cars: cars with energy label A, B or C, with a preference for a car that is as energy-efficient as possible. The employer therefore awards a ‘green’ premium to employees who have chosen a car with an A or B energy label, which will be paid monthly, or set off against the employee’s excess waiver (eigen bijdrage).
  2. Premium for ‘greener driving’ (groener rijden):
    o A-label: EUR 50 per month;
    o B-label: EUR 25 per month;
    o C-label: none.

Car choice

  1. The employer determines the make / type of the lease car. As a rule, a lease car may not be driven for over 5 years, but the employer may deviate from that rule at its discretion. The maximum amount of kilometres for the term of the agreement depends on the engine size, make and type of car and is decided by [name leasing company].
  2. A used car could become available, for example because an employee has left the company before expiration of the term of the lease agreement. In those cases, the employer may decide that this used car will be assigned to the employee.

Options and accessories

  1. As a starting point, each lease car is delivered in the standard configuration (standaard uitvoering). ‘Standard configuration’ in this context means the car including a radio/cd player or mp3 connection and a tow bar.
  2. Accessories and any modifications should only be made in consultation with and permission of the employer.
  3. The employee has the choice, but only after having received the employer’s prior written consent, between having the costs of any additional accessories and modifications included in the lease agreement of the car in question, or paying them directly to the car dealer / garage.
  4. Accessories added or modifications to the car not at the outset but during the term of the agreement can also only be made after the employer has given prior written consent. These accessories and modifications can only be carried out by the car dealer / garage who delivered the car to the employee at the start of the leasing arrangement, and should be paid to directly to the dealer / garage by the employee. The cost of these accessories and modifications are for the account and risk of the employee, as well as the costs for any maintenance and repairs.
  5. At the expiration of the lease agreement, the employee may remove these accessories as long as he can return the car in its original state. Any costs for removing accessories and modifications, as well as any and all repairs, are solely for the employee’s account and risk. The employee has no right to reimbursement of accessories that he has not been able to remove or which cannot or may not be removed.

Fuel choice

The employee has the final say, after consultation with the lease company and the employee, on the fuel choice.

Use of lease car

  1. The lease car provided to the employee is meant primarily for business use or the performance of the employee’s work duties. With the exception of the use of a replacement car during maintenance or repair of the lease car, the employee shall only use the lease car that has been provided to him/her by the employer for the performance of his/her work duties.
  2. The employee may not pawn or otherwise encumber, rent, sub-rent give, sell or lend to third parties, other than household family members (gezinsleden) or employees of the employer in possession of a valid driver’s licence.
  3. Nor is it permitted to use the lease car to transport individuals in exchange for payment, for speed races, for driving on racing circuits, for performance rides (with the exception of puzzelritten) or for lessons and/or teaching activities.

Inspection

  1. The employee shall make inspection of the lease car by the employer respectively [name leasing company]possible at all times.
  2. Use of the lease car for private purposes is allowed, subject to compliance with the conditions, including but not limited to fiscal requirements. The number of kilometres travelled for private purposes should be in accordance with the estimate given in advance.
  3. In case of exorbitant private use by the employee of the lease car, the employer is entitled to charge the employer for the costs thereof.

Private use abroad

  1. The employee is allowed to use the car to go on holiday abroad, but only to those countries that are covered under the insurance policy conditions and listed on the (green) motor insurance certificate (‘groene kaart’).
  2. Any and all costs incurred abroad, such as repair, replacement, towing, car, hotel- and subsistence costs, shall be borne by the employee, unless the costs incurred are reimbursed by the insurance or by [name leasing company].
  3. Fuel costs abroad for private use are borne by the employee.

Replacement car

  1. During repairs in the Netherlands that take longer than one business day to carry out, the employee can have at its disposal a replacement car for the period that the lease car is not available. Once the repairs have been carried out and the lease car is available again the replacement car must be returned immediately.
  2. The employee shall organise the maintenance of the car, in a way that avoids the need for a replacement car. The employee will organise transport to work and to the garage / mechanic carrying out the repairs at his/her own initiative and expense and avoiding unnecessary time loss.
  3. Should the employee require alternative transport for the proper performance of his/her work duties, then he/she can – after getting his/her superior’s prior consent– make use of alternative transport.
  4. The employer is entitled to charge the employee for the cost of alternative transport, for example in the case of unnecessary or exorbitant use and/or costs.
  5. If repairs are necessary outside of the Netherlands, in most cases a replacement car can be provided through the intervention of [name leasing company]’s Alarm Service pursuant to the car’s regulations for use and maintenance.

Delivery of the lease car

  1. In principle, each lease car is equipped with stickers showing the employer’s company name, in consultation with the company’s public relations department and at the employer’s discretion.
  2. At the delivery of the lease car, the employee will receive the following documents:
    o car use and maintenance manual;
    o fuel pass with pincode;
    o damage report form;
    o an international motor vehicle insurance certificate (‘groene kaart’);
    o motor vehicle license (kentekenbewijs) Part 1A and 1B. [Name leasing company] keeps Part 2: the title deeds (eigendomsbewijs).
  3. Upon receipt of the car, the employee must sign the user agreement, which should state the amount of kilometres the car has at that moment (kilometerstand).

Maintenance of the lease car

  1. The lease car is at the employee’s disposal primarily for the fulfilment of his/her job duties. The employee is obliged to use the car with competence and care and in accordance with the regulatory requirements and the distributed car use and maintenance manual. The employee should keep the car in good condition and have any repairs carried out if necessary. In addition, the employee should strictly follow the instructions received from the dealer, garage and/or [name leasing company].
  2. The employee should take care of, amongst other things, the following:
  3. Refilling the oil sump with oil as prescribed by the manufacturer from time to time and whenever necessary.
  4. Technical maintenance according to the factory schedule, carried out by an official dealer of the make of the lease car or by a garage company selected by [name leasing company].
  5. Regularly checking – and refilling if necessary – the oil and cooling liquids.
  6. Having the annual general periodical car inspection (APK) done, insofar relevant for the lease car, and at least two months before the APK deadline.
  7. Keeping the lease car clean on the inside and the outside.
  8. Costs for repairing damage resulting from improper and/or negligent use and/or maintenance of the lease car by the employee and/or the user(s) for which the employer is held liable, will be recovered from the employee.
  9. Assistance abroad with respect to the lease car will be arranged by or in consultation with [name leasing company]. Claims for reimbursement of fuel costs incurred abroad – insofar for business travel – should be submitted to the employer’s administration department.

Costs related to the use of the lease car

Reimbursement of expenses for services and supplies arising from the use of the lease car for which [name leasing company]bears the costs, should be claimed by the employee as prescribed by [name leasing company]. Costs not reimbursed by [name leasing company], shall be borne by the employee, including but not limited to expenses regarding:
• storage;
• parking;
• bridge, ferry, boat, tunnel, road and mountain pass tolls and similar taxes and charges;
• washing and cleaning the car;
• cleaning the interior of the car;
• parking fines and tickets;
• all costs resulting from improper use and/or maintenance of the car;
• all costs and damage relating to the seizure and/or confiscation / forfeiture of the lease car.

Traffic offences (verkeersovertredingen)

  1. Traffic violations and offences, fines, administrative penalties as well as any additional costs including but not limited to administrative costs, interest, fines and judicial and extrajudicial costs, are entirely at the risk of the employee and shall be borne by the employee. If these costs have been paid by – or on behalf of – the employer, the employer is entitled to deduct these costs, together with the employer’s administrative costs, from the employee’s salary. If the employee disagrees, he/she can submit a motivated objection (bezwaar) to the employer’s HR Department afterwards.
  2. Reimbursement for parking fees (excluding parking fines), bridge, ferry, boat, tunnel, road and mountain pass tolls and similar taxes and charges can be claimed from the employer only if incurred for business purposes.

Fuel pass

The employee uses the fuel pass (the so-called tankpas) for filling up the car with fuel. Each time the fuel pass is used, the amount of kilometres on the lease car’s meter (kilometerstand) must be entered / registered. If the fuel pass cannot be used, a claim for reimbursement of the fuel costs can be made with the employer. The fuel pass may be used solely to refuel the lease car in question. If the fuel pass is lost, the employee must immediately notify – orally and in writing – [name leasing company]and the employer and have the pass blocked.

Damage and insurance

  1. The employer has taken out insurance to cover damage (schade) based on [type], and also motor vehicle passenger insurance (inzittendenverzekering).
  2. In the event of damage, the employee must notify [name leasing company]thereof immediately by phone at [telephone number leasing company]. The employee must correctly and completely fill in a damage report form and submit it at [name leasing company]at [address leasing company]within twenty-four hours.
  3. In the event of theft, embezzlement, burglary, joyriding, scams, parking damage, falling and/or fallen cargo, damage by vandalism and/or damage in combination with bodily harm, the employee must immediately file a report at the police station, have an official statement (proces verbaal) and/or police report drawn up and immediately send a copy to [name leasing company]at [address leasing company].
  4. The employee must send all letters and/or documents he/she receives in connection with the damage, by return post to [name leasing company]at [address leasing company]).
  5. The employee should strictly follow all instructions given by [name leasing company]. Any questions [name leasing company]asks shall be answered by the employee to the best of his/her knowledge, ability and conscience. Any requests [name leasing company]makes, for example but not limited to the question of guilt/responsibility (schuldvraag), shall immediately be granted by the employee to the best of his/her knowledge, ability and conscience.
  6. If the employee does not comply with the rules above, he/she shall be responsible for any and all damages and bear all costs resulting therefrom.

Bodily harm

  1. If a damage case also includes bodily harm to the employee/user of the lease car or to third parties, the employee is obliged to notify the employer thereof immediately. In addition, the employee is obliged to ensure that such measures have been taken that are required under the applicable insurance policy. The user of the lease car is furthermore obliged to ensure that an official statement (proces verbaal) is drawn up by a thereto duly authorised public body (overheidsorgaan).
  2. If the employee does not comply with the rules above, he/she shall be responsible for any and all damages and bear all costs resulting therefrom.Theft
    In the event of theft of the lease car, the employee should immediately file a police report and notify [name leasing company], [telephone number leasing company], [address leasing company]. Should the theft have taken place abroad, the employee should file a police report both in the town/place where the theft took place and in the Netherlands.

Excess waiver (eigen risico)

  1. For any damage, the [name leasing company]charges the employer for the payment of the excess waiver sum (eigen risico). With respect to the first time damage occurs in a calendar year, this sum is borne by the employer. With respect to the second and subsequent time(s) damage occurs, it shall in principle be borne by the employee. In the event of an exceptionally numerous occurrence of damage the employer is entitled to increase excess waiver sum (eigen risico) applicable to the employee. If the [name leasing company]charges this increased sum, this increase will always be fully charged to the employee. The calculation of the number of damage cases is done based on an individual (persoonsgebonden).
  2. The excess waiver sum per damage case amounts to EUR [amount].
  3. Termination and interruption of user agreementa. Temporary interruption
    The employer is entitled to – after consultation with the user – grant the lease car to another employee for a certain period of time.
    b. Returning the lease car
    The employee is obliged to, at the employer’s first request and for whatever reason, return the lease car (including all accessories) cleaned on the inside and outside and without damage, at a time and place to be determined by the employer.
    c. Upon termination and/or interruption of the user agreement the lease car must immediately be returned to the employer.
    d. The user agreement ends:
    o upon termination of the employee’s employment agreement;
    o if the employee no longer qualifies for a lease car due to a change in his/her  job / position (in these cases an individual transitional arrangement will be set up);
    o if an employee does not (timely) and/or not duly fulfil his/her obligations under the user agreement;
    o if the employee’s driver’s licences is – temporarily – repealed;
    o if the employee has been ill / incapacitated (arbeidsongeschikt) for three consecutive months and there is no prospect of a  speedy recovery or returning to work to perform duties for which, in the employer’s opinion, the lease car is necessary;
    o if, according to the employer, other valid reasons therefor occur.
    e. Interruption
    Participation in the car leasing policy is interrupted during the absence of the employee due to suspension or exclusion from the working process (op non-actief).
    f. Returning the lease car
    At termination or interruption of the car leasing arrangement with the employee, he/she must immediately return the lease car, including accessories, car papers, keys and the fuel pass, to the employer at the location designated by the employer.
    g. Taking over the lease car
    The employer can give the employee the opportunity to buy the car for a price based on the open market (vrije verkoop) value calculated by [name leasing company]. However, the employer is not obliged to do so and as the employer has no role whatsoever during the sale/purchase of the car the employer accepts no responsibility and/or liability therefor.
    h. Voluntary termination of the employment agreement
    If an employee resigns from his/her job, the employer can give the employee the possibility to take the lease agreement to his/her new employer. Should this not work out, the voluntary contribution / excess waiver (vrijwillige eigen bijdrage) and costs relating thereto resulting from the premature termination of the lease agreement, shall be borne by the employee. The employer is entitled to offset this amount against the employee’s final (salary) payment.

Returning (inleveren) the lease car

  1. At the end of the user agreement the employee must hand in the lease car in good condition and with all the accompanying documents, including but not limited to all keys, the motor vehicle license Part 1A and 1BI, the repair order (reparatieopdracht) coupon booklet, the motor insurance certificate (green card) and the use and maintenance manual, at the address determined by the employer or by [name leasing company].
  2. The employee is not entitled to reimbursement of added accessories and modifications that he hasn’t removed nor those that cannot be removed (without causing damage) nor those that are not allowed to be removed.

Tax implications

By signing and submitting to the employer the request for a lease car, the employee accepts all tax consequences connected with the lease car he is provided with.
Unilateral amendments
The employer reserves the right to (unilaterally) amend the provisions referred to in this policy if the employer has valid grounds therefor that justify, by standards of reasonableness and fairness, a possibly detrimental effect on the employee’s interests as a result of the amendment.

 

Lees meer over:

Over Auteur

Redactie XpertHR Actueel

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

Reageer