Praktijkvraag5 vragen en antwoorden over reiskostenvergoeding

0

Als werkgever kunt u  de reiskosten van werknemers voor vervoer van en naar het werk vergoeden. Hoe werkt een reiskostenvergoeding precies? En wat als de werknemer ziek of geschorst wordt? Arbeidsrechtsjurist Edith van Schie bespreekt vragen én antwoorden.

1. Hoeveel reiskostenvergoeding mag ik mijn werknemer betalen?

Een werkgever mag zijn werknemers zoveel reiskostenvergoeding betalen als hij wil. Maar slechts een deel daarvan is fiscaal aftrekbaar. Het andere deel wordt gezien als loon of de werkgever kan voor het andere deel het algemene forfait van de fiscale werkkostenvergoeding benutten. De maximale onbelaste kilometervergoeding is 19 cent. Alles wat de werkgever meer betaalt dan deze 19 cent is wel belast. Dat geldt niet alleen voor het surplus aan reiskostenvergoeding, maar ook voor (extra) vergoeding van parkeergeld, kosten voor de wasstraat en reparaties.

Voor het openbaar vervoer geldt dat een werkgever mag kiezen om ofwel een vaste kilometervergoeding te betalen ofwel de kosten voor trein- of buskaartjes en abonnementen volledig aan de werknemer te vergoeden.

2. Mijn werknemer wordt ziek, hoe zit het met reiskostenvergoeding?

Als een werknemer ziek is, dan mag de werkgever de fiscaal onbelaste reiskostenvergoeding in de maand waarin de werknemer ziek is én in de maand daarna doorbetalen. Daarna kan geen onbelaste reiskostenvergoeding meer worden betaald. Als de werkgever dat wil of als de werknemer en de werkgever dat hebben afgesproken, dan mag natuurlijk wel fiscaal belaste reiskostenvergoeding worden doorbetaald. Dat geldt dan weer als loon. Als de werknemer weer is hersteld, dan mag de onbelaste vergoeding vanaf de maand volgend op de maand waarin de hersteld-melding plaatsvond weer worden betaald.

3. Mijn medewerker fietst van en naar het werk mag/moet ik hem wel een reiskostenvergoeding betalen?

Het moet niet – tenzij dat is afgesproken of de cao het voorschrijft – maar het mag wel. De onbelaste vergoeding mag aan de werknemer die geen bedrijfsauto tot zijn beschikking heeft worden betaald, ongeacht welk vervoermiddel hij gebruikt. Dus ook als de werknemer lopend of op de fiets naar zijn werk komt, mag zijn werkgever hem onbelast 19 cent per kilometer vergoeden.

4. Is het verplicht om reiskosten te vergoeden?

Nee, althans, er is geen wettelijke verplichting om reiskosten te vergoeden. Het kan wel zo zijn dat in de toepasselijke cao, in een arbeidsvoorwaardenreglement of in de arbeidsovereenkomst staat dat de werknemer recht heeft op vergoeding van zijn reiskosten. In dat geval is het natuurlijk wel verplicht om die regeling of die afspraken na te komen.

5. Moet ik reiskostenvergoeding doorbetalen tijdens de schorsing van mijn werknemer?

Doorgaans moet een werkgever tijdens de schorsing (of non-actiefstelling) van een werknemer het loon gewoon doorbetalen. Maar de werkgever hoeft tijdens een schorsing geen vergoeding te betalen voor kosten die de werknemer alleen maakt als hij werkt. Werk gerelateerde reiskosten maakt de werknemer natuurlijk alleen als hij werkt. De vergoeding van reiskosten mag de werkgever tijdens de schorsing dus staken. De werkgever doet er wel verstandig aan om dit op te nemen in de arbeidsovereenkomst of in een arbeidsvoorwaardenreglement.
De kosten die de werknemer blijft maken, ondanks de schorsing, dient de werkgever wel te blijven vergoeden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan abonnementskosten.

  • Dit artikel komt tot  stand in samenwerking met XpertHR de HR Antwoordbank. XpertHR biedt arbeidsrechtelijke informatie, juridisch advies, praktische tools, praktijkcases, checklists en meer. Geïnteresseerd? Meer informatie of een online demonstratie >>>
Lees meer over:

Over Auteur

mr. Edith van Schie

Mr. Edith van Schie is auteur bij XpertHR. Daarnaast is zij adviseur op het gebied van arbeidsrecht en HR. Edith is jarenlang actief geweest als arbeidsrechtadvocaat, maar heeft de zaken ook een paar jaar van een ‘andere kant’ kunnen bekijken toen zij bij de rechtbank werkzaam was. Zij publiceert over arbeidsrecht en HR.

Reageer