Intermediaire kosten onder de WKR

0

Binnen de werkkostenregeling (WKR) is het begrip ‘intermediaire kosten’ van groot belang. De vergoeding van intermediaire kosten is namelijk geen loon en valt daarom niet onder de werkkostenregeling. Het begrip ‘intermediaire kosten’ is echter lastig. Wat valt hier zoal onder?

Intermediaire kosten zijn kosten die bij de werkgever thuishoren en die de werknemer heeft voorgeschoten. Bij intermediaire kosten geeft de werkgever aan de werknemer opdracht om namens en voor rekening van de inhoudingsplichtige uitgaven te doen. Het initiatief tot het maken van de kosten ligt in zo’n situatie dus bij de werkgever.

De wetgever vond het niet nodig een definitie van het begrip ‘intermediaire kosten’ in de wet op te nemen. Discussies hierover zijn dus te verwachten, omdat intermediaire kosten altijd en voor het totale bedrag kunnen worden vergoed.

Omschrijving

Geen definitie dus, maar er is wel een omschrijving van intermediaire kosten. Het gaat dan om: 

  • de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;
  • kosten die worden gemaakt voor zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld);
  • kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en niet in verband met het functioneren van de werknemer).

Er is dus sprake van intermediaire kosten als de werknemer als verlengstuk van de werkgever een goed of dienst aanschaft. Hierna staan twee voorbeelden van intermediaire kosten.

Voorbeeld 1

Een werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij koopt hiervoor markeerstiften en een fles wijn voor de klant. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een intermediaire vergoeding. Dat geldt ook voor de vergoeding voor de fles wijn, want vergoedingen voor kosten die de werknemer maakt voor een externe representatie of voor relatiegeschenken voor externe relaties en klanten van het bedrijf, zijn intermediaire vergoedingen en dus belastingvrij.

Voorbeeld 2

Een werkgever bestelt een notebook, de werknemer haalt deze bij de leverancier op en voldoet de rekening. De werkgever betaalt vervolgens het bedrag dat de werknemer heeft voorgeschoten terug en stelt de notebook ter beschikking aan deze werknemer. De werkgever is dus eigenaar geworden van de notebook en de werknemer krijgt deze in bruikleen. De vergoeding van de rekening van de leverancier aan de werknemer is een vergoeding van intermediaire kosten en dus belastingvrij (het gaat hier om feitelijk een debiteur-crediteurverhouding). De terbeschikkingstelling van de notebook is loon in natura (een werkplekvoorziening). Dit is alleen belastingvrij mogelijk bij een zakelijk gebruik van 90% of meer.

Vaste kostenvergoeding

Onder de werkkostenregeling zijn vaste vergoedingen zonder beperking mogelijk voor posten die niet gericht zijn vrijgesteld. Voor de gerichte vrijstellingen zijn vaste vergoedingen alleen mogelijk als aan deze vergoedingen een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. De staatssecretaris keurde goed dat ook een vaste vergoeding van intermediaire kosten mogelijk is.

Toelichting

Voor deze vaste goedkeuring gelden de volgende voorwaarden.

  • De werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken. Hij specificeert de intermediaire kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang.
  • Hij specificeert de vaste vergoeding naar het bedrag dat ziet op intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en overige posten.
  • Hij onderbouwt de vergoeding met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit als de inspecteur dat vraagt.
  • Een aanvullende vergoeding is alleen mogelijk als de werkgever aannemelijk kan maken in hoeverre de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het desbetreffende bedrag van de vaste vergoeding.

Intermediaire kosten kunnen leiden tot een bevoordeling van één of meer werknemers. Dit is bijvoorbeeld het geval als een werknemer in opdracht van de werkgever cadeaubonnen koopt voor het personeel. Deze goedkeuring heeft geen gevolgen voor de belastbaarheid van de verstrekking van zulke voordelen aan werknemers.

Voorbeeld

Stel dat uit een kostenonderzoek volgt dat de buitendienstwerknemers van een verkooporganisatie de volgende kosten (per persoon en per periode) maken.

Kosten voor parkeren van de leaseauto € 25
Kosten externe representatie € 8
Kosten van consumpties onderweg € 16
Kosten reinigen van kostuum (geen werkkleding) € 7

De werkgever kan met deze gegevens een vaste vergoeding geven die hij tot een bedrag van € 49 per periode moet specificeren. Dit betreft € 33 voor intermediaire kosten (parkeren en externe representatie) en € 16 kosten waarvoor een nihilwaardering of een gerichte vrijstelling geldt (nihilwaardering voor consumpties onderweg; gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf). Voor zover hij een hogere vergoeding geeft dan € 49 kan hij het meerdere aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Dat deel van de vaste vergoeding komt ten laste van de beschikbare vrije ruimte.

Administratie

Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen zullen als zodanig herkenbaar moeten zijn in de salarisadministratie of in de financiële administratie. Uit een door de staatssecretaris van Financiën gegeven voorbeeld van de vergoeding van intermediaire kosten moet de declaratie van de werknemer van het etentje met klanten worden gesplitst in een deel dat betrekking heeft op de vrijgestelde verblijfkosten (gerichte vrijstelling) voor de werknemer en intermediaire kosten voor het eten van de klanten. Dit zal veel administratieve rompslomp voor de werkgever betekenen.

Advies

Intermediaire kosten vallen buiten de werkkostenregeling en kunnen belastingvrij aan de werknemer worden vergoed. Zoek dus goed uit welke kostenvergoedingen – die u al aan uw werknemer geeft – hieronder vallen. Intermediaire kosten kunnen ook onder een vaste kostenvergoeding vallen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat u de werkkostenregeling ging toepassen hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop u de vergoeding heeft gebaseerd niet zijn veranderd.

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.