Mobiliteitsbeleid aanpassen? Communiceer helder!

0

De tijd dat werkgevers imposante beleidswijzigingen zonder betrokkenheid van hun personeel konden doorvoeren is al lang voorbij. Bij het ontwerpen van een mobiliteitsbeleid blijkt heldere communicatie een belangrijke succesfactor. Dit ervoer ook pensioenuitvoerder PGGM.

In 2011 startte PGGM met de ontwikkeling van een nieuw duurzaam mobiliteitsbeleid. Een belangrijk onderdeel van dit beleid was het verminderen van de CO2-uitstoot door het autogebruik te beperken. Om alle belanghebbenden te betrekken begon PGGM, met behulp van een brede werkgroep, aan de ontwerpfase.

 

Co-creatie

De werkgroep bestaande uit HR, een leaserijder, een reiziger met eigen auto, een OV-reiziger, een fietser, de OR en de vakbonden kwam tot een omvangrijk pakket van maatregelen. Medewerkers zouden een mobiliteitsbudget krijgen dat ze naar eigen inzicht konden besteden. Gunstig voor medewerkers die met openbaar vervoer, de fiets of ‘groene’  leaseauto reizen. Een stuk minder gunstig voor personeel dat met de eigen auto naar kantoor zou komen. Want de woon- werkvergoeding werd in de plannen verlaagd.

Om het nieuwe beleid  in te voeren was een wijziging in de cao noodzakelijk.  Toen de cao-onderhandelingen van start gingen werd het personeel geïnformeerd over de plannen. ‘De vakbonden waren tijdens de onderhandelingen zeer positief’, vertelt Astrid Romijn, expert HR-beleid en destijds voorzitter van de werkgroep binnen PGGM. ‘Maar toen de vakbonden de plannen aan hun leden presenteerden ontstond er weerstand. Vakbondsleden rekenden met Excel-sheets uit hoeveel ze erop achteruit zouden gaan. Daardoor ging het ook bij andere medewerkers leven en verspreidde het negatieve beeld zich via gesprekken bij de koffieautomaat.’

Door de felle weerstand moest de organisatie de verlaging van de vergoeding voor woon- werkverkeer noodgedwongen uit de plannen schrappen. De rest van het beleid kon wel worden gerealiseerd.

 

Eerder communiceren

Terugkijkend op het ontwikkelen van het beleid vindt Romijn dat de rest van het personeel eerder geïnformeerd had moeten worden over de plannen. Dit is niet alleen een verbeterpunt voor PGGM.

Veel andere bedrijven stappen ook in deze valkuil, stelt Sandra de Geeter, communicatiemanager bij Workaway, de organisatie begeleidt en adviseert bedrijven bij het ontwikkelen van mobiliteitsbeleid. ‘Ik vind het belangrijk om onderscheid te maken tussen communiceren over de inhoud en over het proces. Veel bedrijven communiceren niet over hun plannen, omdat de inhoud nog niet vast ligt. Daardoor is er heel veel ruimte voor speculatie onder medewerkers. Als je als directie besluit om wel te communiceren over het proces kun je dit voor een belangrijk deel voorkomen. Vertel wat je doel is bij het ontwikkelen van nieuw beleid. Wat zijn je randvoorwaarden? En hoe verloopt het proces?’

Misschien wel de belangrijkste tip: ‘Wees eerlijk in de communicatie naar medewerkers. Niet voor ieder bedrijf is een interactief traject, zoals bij PGGM, geschikt. Als medewerkers geen invloed kunnen uitoefenen op het beleid of de uitvoering ervan, moet je daar ook eerlijk over zijn. Zo ook over het doel van het nieuwe beleid. Wanneer kostenbeheersing een belangrijke reden is, moet je dat ook durven zeggen’, besluit De Geeter.

Lees meer over:

Over Auteur