Acht valkuilen in communicatie

0

Iedereen communiceert: je kunt niet, niet communiceren thuis, in de auto en op je werk. Zelfs als je niets zegt of doet, communiceer je. Al was het maar dat je desinteresse uitstraalt. Je communiceert dus altijd, of je het nu bewust doet, of niet. Alleen of het zo effectief is? Blijf bij deze valkuilen vandaan, en je communicatie verloopt een stuk prettiger.

1. Bewust of onbewust

Ook als je je mond houdt, niet bereikbaar bent, je mobiel uitzet, je verandering van plannen niet doorgeeft, je e-mail niet beantwoordt, communiceer je. Alleen was het echt de bedoeling je collega’ s in het duister te laten tasten? En ben je dan verbaasd dat het project niet verloopt, zoals je zelf gepland had? De trein vertrekt, ook als je niet reageert. Alleen mis je zelf de aansluiting. Maar ook als iemand constant onderbreekt, niet aankijkt, of alvast een antwoord bedenkt terwijl iemand wat vertelt, communiceer je niet bewust. Met alle missende aansluitingen van dien.

2. Referentiekaders
Iedereen denkt vanuit zijn eigen regels, normen en waardes. Vaak onbewust bepalen die regels hoe je iets beoordeelt. Het is de samenhang van alle factoren van jou – en je omgeving – en vormt de psychische werkelijkheid op een zeker ogenblik. Bijvoorbeeld: in Aziatische landen staan insecten gewoon op het menu, maar op onze ‘ schijf van vijf’ komen krekels, mieren, schorpioenen en sprinkhanen (nog) niet voor.

3. Doelgroepen
Wie wil je waarvan op de hoogte brengen, wat willen ze, of wat moeten ze weten? Welk opleidingsniveau heeft jouw doelgroep, welke ‘ taal’ spreken ze? Waar zitten ze en welke (communicatie) middelen gebruikt je doelgroep? Als je deze vragen niet beantwoordt, moet je niet verbaasd zijn als ze niet reageren of je boodschap niet begrijpen.

4. Verwachtingenmanagement
Verwachtingen, aannames of expliciete afspraken? Het verschil tussen de verwachtingen die je koestert en de feitelijke situatie waarin je verkeert, heeft een grote invloed op het effect van je communicatie. ‘ Ja maar, ik dacht dat jij& Maar we doen het toch altijd zo& ?’ Als je je verwachtingen niet uitspreekt naar je collega’ s, nemen zij aan dat je die klus zelf wel oppakt. Naar het gevolg kun je raden.

5. Cognitieve dissonantie
Cognitieve dissonantie is een term voor spanning die ontstaat bij het kennis nemen van feiten of opvattingen die strijdig zijn met je eigen overtuiging of mening. Ook bij gedrag dat strijdig is met je eigen overtuiging, waarden en normen ervaar je het. De term komt in de communicatiewetenschap vaak voor en heeft altijd invloed op kennis, houding, emotie, geloof en gedrag. We voelen een sterke drang om die strijdigheden te verkleinen en passen onze opvattingen of gedrag aan te passen of we rationaliseren de strijdigheid. Bijvoorbeeld: ‘ Ach mijn grootvader is 86 jaar geworden en rookte een pakje sigaretten per dag.’ De uitleg van deze cognitieve dissonantie is eenvoudig. ‘ Ik zal niet beweren dat roken gezond is, maar omdat ik verslaafd ben aan nicotine, pas ik de waarheid een beetje aan en verklein het zo risico (en houd mezelf voor de gek).

6. Strijdige lichaamstaal

Ja zeggen met de stem, en nee zeggen met je houding. Op het voetbalveld zie je de spelers elkaar nukkig een slap handje geven. Maar alleen omdat het moet van de scheidsrechter. Je ziet de onwil.

En als je in een overleg zit, herken je de onwil van een collega ook. De zucht, het rollen met de ogen. De klank van ‘ Ja hoor, dat doe ik wel weer.’ Herken je het bij jezelf als je je de armen over elkaar slaat, langs je gesprekspartner heen kijkt en je wenkbrauwen fronst?

7. Ongeloofwaardigheid
Wat je ook communiceert, hoe positief je het ook insteekt. Het moet wel geloofwaardig zijn. Op Marktplaats.nl staat: ‘ Als een aanbieding te mooi is om waar te zijn, dan is dat meestal ook zo.’ En dat is heel geloofwaardig.

Waar ga je tot aan het randje, waar begint het grijze gebied, en waar zit je keihard te liegen. Die scheidslijn kan heel dun zijn, maar: al is de leugen nog zo snel&

8. Information overload
Met de kennis van dit artikel ga je het vanaf nu anders doen: je communiceert alles, maar dan ook echt alles met je collega’ s. Je zet iedereen in de CC, zodat je zeker weet dat iedereen van de laatste ontwikkelingen op de hoogte is. En aan het eind van de werkbespreking herhaal je nog maar eens een keer wat er allemaal is voorgevallen tijdens het overleg. Je zet alles op de mail. En aan het eind van de week blijkt bijna niemand te weten wat er moet gebeuren of wat er gebeurd had moeten zijn. Typisch geval van information overload. Spammen heeft hetzelfde effect als niet communiceren. Je collega’ s lezen de mailtjes niet meer, er staat toch niks belangrijks in. Oeps, en dat ene mailtje was nu net wel heel erg belangrijk. ‘ Sorry, niet gezien.’

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.