Weet je wat vergaderingen kosten?

0

Seth Godin stelde recent voor vergaderingen veel duurder te maken. Dit zou ervoor zorgen dat er minder vergaderingen komen en dat deze beter georganiseerd zijn.

Wie maakt het rekensommetje wel eens hoeveel een vergadering kost? Een simpele berekening gaat uit van het uursalaris van de aanwezigen, vermenigvuldigd met de duur van de bijeenkomst. Daarbij kunnen (eventuele) kosten van de accommodatie, reiskosten en versnaperingen opgeteld worden.
 
Toch lijkt het erop dat veel mensen – heimelijk, dat wel – van bijeenkomsten genieten. Mensen houden van het sociale contact, ze blijven op de hoogte en ontlenen status aan het participeren in een vergadering.

Daar kan tegenover gesteld worden dat er betere manieren zijn om te socializen en op de hoogte te blijven en dat productief zijn meer waarde creëert dan aanwezig zijn bij een vergadering.
 
Door de inschakeling van steeds meer flexwerkers en zelfstandigen worden organisaties zelfs gedwongen om goedkopere en effectievere manieren te vinden voor vergaderingen en samenwerking.
 

Zes tips om de kosten van vergaderingen terug te brengen:

  1. Organiseer minder vergaderingen: Is een vergadering echt noodzakelijk of bereik je met een kort memo hetzelfde? 
  2. Zorg voor een duidelijke probleemhouder: Deze persoon moet het nodige voorwerk verrichten voordat een vergadering bijeen geroepen wordt. Deze persoon moet ook de volmacht krijgen om beslissingen te nemen.
  3. Nodig minder mensen uit: Wie moeten er echt aanwezig zijn? Nee, écht aanwezig zijn? 
  4. Maak aantekeningen en deel ze met een grotere groep stakeholders: Zo blijft iedereen toch op de hoogte en betrokken, zonder dat iedereen van zijn dagelijkse werkzaamheden wordt afgehouden.
  5. Investeer in goede samenwerkingstools: E-mail geen documenten, notulen en antwoorden door het bedrijf, want voordat je het weet heb je een vergadering nodig…
  6. Get a life: de vergadering met het team moet niet je belangrijke sociale ontmoeting zijn. 

Wat in ieder geval moet gebeuren is dat medewerkers meer moeten gaan schrijven. Dit betekent dat leesvaardigheden moeten verbeteren en dat veel professionals aan hun schrijfvaardigheden moeten schaven.

Wie de onderbouwing van een en ander nog eens na wil lezen, kan terecht op het blog Compensation Café.

Meer Mediascan »

 

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.