Wat werkgevers kunnen doen tegen multitasken

0

In een eerder bericht meldt Tony Schwartz dat de productiviteit van individuele medewerkers met ongeveer 25% vermindert door het gelijktijdig uitvoeren van verschillende taken. In diverse onderzoeken is aangetoond dat multitasken niet werkt en zelfs contraproductief is.

Zie het bericht van Tony Schwartz.

Sanjeev Gupta is van mening dat het de taak van de werkgever is om medewerkers van multitasken te weerhouden. Organisaties die hun productiviteit zouden willen verhogen moeten multitasken op organisatieniveau oppakken.

Door verdergaande automatisering blijven voor medewerkers de taken over die een doordacht oordeel en creativiteit vragen. Hiervoor is focus nodig. Daarnaast betreft het vaak teamwerk en zijn medewerkers voor de voortgang van hun werk afhankelijk van anderen. Het productiviteitsverlies van een individuele medewerker raakt dus ook andere medewerkers. Enkele voorbeelden hiervan:

  • Multitaskende medewerkers zorgen ervoor dat anderen moeten wachten op hun input. Als medewerkers niet alle benodigde input hebben, beginnen ze de taak met onvolledige informatie, om later alsnog te worden gestoord. Of ze starten met een nieuwe taak, waardoor de focus verloren gaat en de kwaliteit van het werk eronder lijdt.
  • Als managers multitasken duurt het nemen van zelfs kleine beslissingen soms dagen. In plaats van een kwalitatief gesprek met anderen wordt volstaan met gehaaste gesprekjes van twee of drie minuten.
  • Iedere taak lijkt even urgent. Dit heeft als resultaat dat echt kritische issues niet geïdentificeerd worden en dat de organisatie mensen en middelen inzet om de verkeerde problemen op te lossen.

     

Sanjeev Gupta schat daarom in dat het verlies aan productiviteit voor de gehele organisatie op zo’n 50% ligt. Op individueel niveau ligt dat dus op 25%.

Het is veel makkelijker om op organisatieniveau het multitasken tegen te gaan dan te proberen individueel gedrag te veranderen. Gupta claimt dat multitasken op organisatieniveau tegengegaan kan worden door prioriteiten te synchroniseren. Als prioriteiten gesynchroniseerd zijn kunnen medewerkers focussen op één taak tegelijk  en deze taak afronden zonder interrupties.

Organisaties kunnen met drie simpele stappen verbeteringen aanbrengen:

Verminder het aantal (openstaande) projecten met 25% tot 50%. Minder projecten betekent minder taken en daarmee minder verwarring over de prioritering van taken. Managers en experts kunnen daardoor adequater reageren omdat er minder vragen en issues zijn. In eerste instantie zou je denken dat minder projecten een lagere productiviteit betekent. Het tegendeel blijkt waar. Door minder projecten verdubbeld het percentage afgeronde taken.

Start niet met een project zonder gedegen voorbereiding. Een goed begin is het halve werk. Als alle input voor een project, zoals specificaties en duidelijke doelstellingen, aanwezig zijn bij de start van een project komen er minder vragen en moeilijkheden tijdens de uitvoering van het project. Daardoor vermindert de afhankelijkheid van managers en experts en wordt het project sneller afgerond.

Zorg voor helderheid omtrent prioriteiten. Voor simpele projecten is een simpele regel voldoende: de prioriteit van het project is gelijk aan de prioriteit van de taak. Projectprioriteiten worden helder gecommuniceerd aan iedereen binnen de organisatie. Als er conflicten zijn over prioriteiten gaat het project met de hoogste prioriteit voor. Bij complexe trajecten worden taken op basis van de prioriteit van het totale project in combinatie met het feit of deze taak de voortgang van het project al dan niet tegenhoudt, geprioriteerd.

Dit artikel over het tegengaan van multitasken binnen een organisatie krijgt vele instemmende commentaren op het blog Harvard Business Review.

 

 

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.