Tien vuistregels voor succesvol medewerkersonderzoek

2

De beste innovatieve ideeën ontstaan veelal op de werkvloer. Een veel gebruikte methode om die ideeën boven water te krijgen is het uitvoeren van een medewerkersonderzoek. Het biedt alle werknemers de mogelijkheid om via een officieel kanaal mee te denken over het verbeteren van de organisatie.

 

Voor HR-managers kan de informatie die voortkomt uit het onderzoek bijzonder waardevol zijn. Maar dan moet het medewerkersonderzoek wel op de juiste wijze worden uitgevoerd en dat vraagt om een goede voorbereiding.

Brede benadering
Vroeger werd in een medewerkersonderzoek alleen gevraagd naar de tevredenheid van de medewerkers. Tegenwoordig gaan de meeste onderzoeken een stuk verder. Nu wordt bijvoorbeeld ook onderzocht hoe het zit met de motivatie, de betrokkenheid en de werkdruk van de medewerkers. Zie het als een soort röntgenfoto van de organisatie, genomen vanuit het gezichtspunt van de medewerkers. Zij kunnen immers het beste vertellen wat er aan de hand is in een organisatie.

Helder beeld
Een goed onderzoek levert een helder beeld op van wat er in de organisatie aan de hand is. Het geeft bijvoorbeeld antwoorden op vragen als: Wat speelt er op welke afdeling in welke mate? Is er ergens onvrede over het werk of over de arbeidsvoorwaarden? Is op sommige plekken de werkdruk te hoog? Is de leidinggevende wel capabel? Heerst er wel een prettige werksfeer? Waar gaat het juist goed en wat kunnen anderen daarvan leren?

Waardevolle stuurinformatie
Dit is waardevolle stuurinformatie voor de HR-manager. Maar niet alleen HR kan hier voordeel mee behalen. Dergelijke kennis is belangrijk voor álle medewerkers: alle managementlagen, maar ook de medewerkers zelf profiteren ervan. Dankzij een kundig uitgevoerd medewerkersonderzoek komt namelijk boven tafel wat er echt leeft in de organisatie. Een goed medewerkersonderzoek is anoniem en geeft medewerkers de mogelijkheid om zonder schroom hun stem te laten horen.

Tien tips voor een succesvol traject
Om de kwaliteit van het onderzoekstraject te bewaken, is het verstandig om de volgende tien vuistregels in acht te nemen.

  1. Het onderzoek moet bij voorkeur uitgevoerd worden onder alle medewerkers. Dit is beter dan werken met een steekproef, al lijkt deze nog zo representatief. Als de mening van alle mensen gevraagd wordt, is het resultaat namelijk het meest betrouwbaar.
  2. Het onderzoek moet absoluut anoniem worden uitgevoerd; de anonimiteit van medewerkers moet 100% gegarandeerd kunnen worden. Dit is cruciaal voor de respons en het voorkomt dat de medewerkers sociaal wenselijke antwoorden geven.
  3. Het is belangrijk om groepen te onderscheiden in het onderzoek (meestal zijn dit afdelingen). Anders is nooit te zeggen waar in de organisatie een bepaald probleem voorkomt. Een professioneel bureau zal het onderzoek altijd zo opzetten, dat per afdeling bevraagd en gerapporteerd wordt.
  4. Het is belangrijk dat medewerkers uit verschillende geledingen van de organisatie betrokken worden bij het opstellen van de vragenlijst. Een goed idee is het initiëren van een bijeenkomst, waarbij afgevaardigden mogen stemmen over onderwerpen of vragen die zij graag terug zien komen.
  5. Dubbelcheck of de uiteindelijke vragenlijst volledig is: alle onderwerpen waar medewerkers tevreden of ontevreden over kunnen zijn, moeten aan bod komen. Dit zijn er in elk geval acht: werkzaamheden, arbeidsomstandigheden, collega’ s, leidinggevende, organisatie, ontwikkelingsmogelijkheden, werkdruk en beloning.
  6. Het is belangrijk dat de lengte van de vragenlijst ondanks deze acht onderwerpen beknopt blijft, zodat het invullen voor de medewerkers leuk en interessant blijft. Meer vragen leveren vaak niet meer informatie op: kwaliteit gaat boven kwantiteit. Een aantal van 80 à 90 vragen (ongeveer dubbelgevouwen A3-tje) geldt hierbij vaak als psychische bovengrens. Wordt de vragenlijst langer, dan haken veel medewerkers af.
  7. Wie analyseert de antwoorden op de vragen? Het is verstandig om dit af te spreken ruim voordat het onderzoek afgerond is. Doet een extern bureau dit, dan heeft HR hier geen omkijken naar. Wordt het intern verzorgd, vraag dan wie er verantwoordelijk is. Gebeurt het zorgvuldig en professioneel? In elk geval is het van belang dat alle uitkomsten van het onderzoek op verzoek van medewerkers en managers toegankelijk zijn.
  8. Hoe worden de resultaten gepresenteerd aan de organisatie? Komt er een rapport of presentatie, of allebei? Duidelijk leesbare conclusies per afdeling zijn een vereiste. Als een afdeling zich niet herkent in de resultaten, omdat deze alleen voor het management te begrijpen zijn, gebeurt er namelijk niets mee. Andersom geldt hetzelfde: het management moet het totaalplaatje kunnen zien, om de juiste conclusies te kunnen trekken.
  9. Natuurlijk is het belangrijk dat er iets met de resultaten gebeurt. Knelpunten moeten worden omgezet in concrete acties. Bijvoorbeeld door een aanpak af te spreken: de top-3 verbeterpunten uit het onderzoek moet uitgewerkt worden. Belangrijk is ook om verantwoordelijken aan te wijzen die de actiepunten oppakken. Het is ten slotte handig om een tijdslijn af te spreken waarbinnen acties ondernomen moeten worden.
  10. Vergeet niet om het traject na afloop te evalueren en om af te spreken op welke termijn het opnieuw uitgevoerd wordt. Zonder vervolgmeting kunnen verbeterpunten niet gemeten worden. Een jaarlijkse of tweejaarlijkse herhaling van het onderzoek is reëel.
Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

2 reacties

  1. Bart Dijkstra op

    medewerkerstevredenheidsonderzoeken geven eenzijdige informatie en zijn daardoor een bron van onbetrouwbaarheid in het kader van continuiteit voor de organisatie als geheel.

  2. Ferry Koster op

    Het zou mooi zijn als standaardmethoden als vragenlijstonderzoek zou worden aangevuld met meer creatieve vormen van onderzoek, zodat er nog meer waardevolle informatie kan worden gegeneerd en de inzichten daarvan toegepast binnen organisaties.