Social tools verbeteren inwerktraject

1

Door gebruik te maken van sociale tools kunnen nieuwe medewerkers veel sneller productief zijn.

Het inwerktraject van nieuwe medewerkers verloopt vaak rommelig en ongestructureerd. Bij het starten van een nieuwe medewerker moeten verschillende afdelingen, zoals HR, IT en facilitair samenwerken. En daarbij gaat nog weleens wat mis.

Volgens onderzoek van de Aberdeen Group beslist 86% van de nieuwe medewerkers binnen zes maanden of ze zullen blijven bij de organisatie of niet. Als het inwerktraject naar tevredenheid van de nieuwe medewerker is verlopen is de kans 69% groter dat nieuwe medewerkers langer dan drie jaar blijven. Volgens een andere studie gaat door een slecht inwerktraject 1 tot 2,5% aan omzet verloren. In het boek "The First 90 Days," stelt Michael Watkins dat het break even point, het punt waarop nieuwe medewerkers meer opbrengen dan ze kosten, op 6,2 maanden ligt. Zelfs een kleine verbetering van het inwerktraject kan dus al tot significante resultaten leiden.

Voordat een nieuwe medewerker daadwerkelijk start heeft deze hoogstens een aantal gesprekken gehad en wat e-mails uitgewisseld met HR en zijn directe manager. Verder kent de nieuwe medewerker nog niemand binnen de organisatie en weet hij niet wat er speelt. Het kost vanzelfsprekend tijd om een netwerk op te bouwen en de benodigde informatie te vergaren.

Door van sociale media gebruik te maken kan een medewerker al voordat deze daadwerkelijk start zijn collega’s leren kennen en zij kunnen hem leren kennen. Dat kan in een private community van nieuwe en huidige medewerkers. Medewerkers die weten wat er van hun verwacht wordt op het moment dat ze starten en die weten wat er speelt, zijn minder onzeker en leren sneller.

Binnen de community kunnen specifieke secties ingericht worden voor medewerkers met dezelfde functie of werkzaamheden, waar ook ter wereld werkzaam. In deze specialistische secties kan veel waardevolle informatie worden gedeeld.

Bovendien is het dan veel makkelijker om informatie (terug) te vinden. Een medewerker is 15 tot 30% van zijn tijd bezig met het zoeken van juiste informatie. Doordat deze informatie binnen de community beschikbaar en makkelijk doorzoekbaar is, zijn nieuwe medewerkers minder lang op zoek naar de juiste informatie en zijn ze sneller productief.

Sociale tools kunnen het inwerkproces zelf verbeteren

Hoe crossfunctioneler een workflow, hoe meer het kan profiteren van sociale tools. Als iedereen die bij het inwerktraject is betrokken meteen kan zien wat de status is, is het minder waarschijnlijk dat er stappen worden overgeslagen door miscommunicatie. Nu verloopt dit proces nog vaak via e-mail. Als een van de betrokkenen een e-mail mist, is de nieuwe medewerker de dupe.

De huidige corporate social tools zijn geschikt voor gelijktijdige statusupdates door verschillende actoren, zoals:

  • De recruiter die aangeeft wat de status is van het papierwerk.
  • HR dat het pensioenreglement naar de nieuwe medewerker stuurt.
  • Toegang tot het bedrijfsnetwerk, de aanvraag van een telefoon en telefoonnummer, het  toewijzen van een e-mailadres door de IT-afdeling.
  • Facilitair dat met de manager de inrichting van een werkplek regelt.
  • Het inschrijven van de nieuwe medewerker voor een introductietraining.
  • Zowel de manager als de nieuwe medewerker kunnen zien wat er al geregeld is en wat niet.

Het proces is op deze wijze veel inzichtelijker en veel minder foutgevoelig. Daardoor kan de nieuwe medewerker sneller productief zijn.

Dit artikel van Karie Willyerd is gepubliceerd op het blog HBR.

Meer Mediascan »

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

1 reactie

  1. Mooi artikel. Een zeldzame invalshoek ook. Bij HR zou inderdaad veel meer met social tools gedaan kunnen worden.

    Het vergroten van werknemerstevredenheid wordt overigens wel vaker genoemd als voordeel van sociale tools. Het wordt dan helaas nog te weinig uitgewerkt, wat in dit artikel wel wordt gedaan.

    O.a. in een rapport van KPMG uit 2012 werd dit voordeel aangehaald:
    blog.magpipe.nl/social-business-is-meer-dan-communicatie-en-marketing/