Reorganiseren – bezint eer ge begint

0

Veel werkgevers overwegen een reorganisatie. Ondanks steunmaatregelen maken zij zich zorgen over hoe lang deze crisis aanhoudt en of zij lang genoeg het hoofd boven water kunnen houden. Hoewel je snel wil handelen, is het belangrijk je bewust te zijn van de risico’s. HR Business Partner Aimée Floris wijst op de valkuilen.

In reorganisaties is de belangrijkste valkuil misschien wel dat het middel het doel voorbij schiet. Reorganiseren wordt dan een doel op zich, maar let op dat het resultaat wel de gewenste besparing oplevert, zonder dat de dienstverlening er onder leidt. Het is daarom cruciaal dat aan de start een duidelijk doel voor ogen is. Zijn er andere opties, creatieve oplossingen die voor meer inkomsten of meer flexibiliteit kunnen zorgen? Hoeveel kan er bespaard worden op de bedrijfsprocessen en de personeelskosten zonder dat de kwaliteit van het product verloren gaat? Is er rekening gehouden hoe de organisatie kan blijven leveren wanneer de markt weer aantrekt, wanneer het onverwachts weer druk wordt? Begin niet aan een reorganisatie zonder helder doel.

Het werk wordt niet anders georganiseerd

Reorganiseren is niet hetzelfde als ontslagronde of bezuinigingsronde. Reorganiseren betekent jezelf opnieuw organiseren. Zorg dat het werk zó wordt georganiseerd, dat het door minder medewerkers kan worden gedaan. Dit kan door middel van de processen efficiënter inrichten, of door letterlijk taken weg te strepen die niet meer voldoende bijdragen aan het succes van de organisatie. Je kunt processen automatiseren, waardoor er minder uren van medewerkers in hoeven worden gestoken. Of is het voor jouw organisatie interessant om zelfsturende teams in te richten, om de managementlaag te verkleinen? Een groot risico bij reorganisaties is dat hetzelfde werk met minder mensen moet worden gedaan. Zo kan op korte termijn weer een personeelsbehoefte ontstaan en heeft de organisatie geen profijt van de ontslagronde.

Maak concrete plannen

Een andere belangrijk valkuil is dat er voor de bezuinigingsmaatregel geen concrete plannen zijn uitgewerkt. Dit kan problemen opleveren met de OR en vakbonden of op zijn minst vertraging. De plannen voor de reorganisatie dienen een duidelijke onderbouwing te kennen over de noodzaak van de bezuiniging als ook over de gekozen oplossing. En let op: wanneer er binnen drie maanden 20 medewerkers of meer worden ontslagen wegens bedrijfseconomische redenen, dan geldt de Wmco – de Wet melding collectief ontslag – waar bepaalde voorwaarden aan verbonden. Die kunnen van invloed zijn op de plannen.

HR wordt te laat (of niet) betrokken

HR heeft een belangrijke rol in reorganisaties, voornamelijk in de uitvoering van de regels rondom (collectief) ontslag. Het is een goed idee om de stappen en spelregels inzichtelijk te maken die van toepassing zijn. Daarmee heeft HR ook een belangrijke rol om management en directie te adviseren over de uitvoerbaarheid van de plannen. Ook heeft HR een grote toegevoegde waarde als het gaat om het begeleiden en ondersteunen van management en leidinggevenden in het uitdragen van de noodzaak en bij onrust in de organisatie. Niet in de minste plaats is het van belang dat HR in een vroeg stadium betrokken wordt bij de plannen, omdat het heel veel werk is om het ontslag voor te bereiden. Er moet goed overzicht zijn met betrekking tot organisatiestructuur, personeelsgegevens, functies, cao afspraken en regelingen binnen de sector.

Geheimzinnig doen

Meestal wordt gedacht dat je beter helemaal niets kunt vertellen over de plannen, als het nog niet definitief is. Maar dit zorgt voor onzekerheid en onrust in je organisatie. Alle betrokkenen in de organisatie hebben behoefte om te weten waar zij aan toe zijn. Ook als je nog geen antwoorden kunt geven op de vragen van medewerkers of andere stakeholders, je kunt altijd iets delen. Bijvoorbeeld over het proces, over het tijdspad, over de omvang van de bezuiniging. En nee, dit betekent niet meteen dat je hiermee onrust en onzekerheid kunt voorkomen. Maar aandacht hebben voor wat er leeft en vertellen waar je mee bezig bent, heeft echt meerwaarde!

Geen aandacht voor de mensen die blijven

Vaak gaat de aandacht uit naar de mensen die getroffen worden door de reorganisatie. Naar de medewerkers die ontslagen worden. Maar zij zijn niet de enigen die getroffen worden! Als een deel van een team moet vertrekken, dan is dat een verlies voor de collega’s die hun baan behouden. De medewerkers die kunnen blijven, zijn vaak opgelucht, maar voelen zich tegelijkertijd rot voor de collega’s die dat geluk niet hadden.

En weten de medewerkers die blijven wat er van hen verwacht wordt? Pakken zij de draad weer op zoals daarvoor, of zijn hun werkzaamheden veranderd? Hebben zij een nieuwe leidinggevende? Zijn zij in een ander team geplaatst? Heb hiervoor aandacht om te voorkomen dat de mensen die wel mogen blijven als het ware ‘afhaken’. Onderschat de impact hiervan op de kwaliteit van het werk niet.

Met succes een reorganisatie doorvoeren

Dit is geen volledig en sluitend overzicht van de risico’s bij reorganisaties. Natuurlijk zijn er nog veel meer valkuilen te bedenken in reorganisaties, wat kan zorgen voor fouten en problemen. Maar als je met de genoemde punten aan de slag gaat, kun je er van verzekerd zijn dat een reorganisatie soepeler verloopt dan wanneer je hier geen rekening mee houdt.

Vergeet niet om in complexe situaties de hulp in te schakelen van experts en/of juridisch advies in te winnen.

Lees meer over:

Over Auteur

Aimée Floris is HR business partner met een sterke focus op duurzame ontwikkeling. Met Excel Yourself helpt zij organisaties en haar mensen het beste uit zichzelf te halen door middel van consultancy, trainingen en ontwikkelassessments.