Ontsporen vergaderingen door triviale zaken?

0

Hoe voorkom je dat tijdens vergaderingen disproportioneel veel tijd aan triviale zaken wordt besteed?

Is het je wel eens opgevallen dat management-teams tijdens vergaderingen heel veel tijd besteden aan onbelangrijke onderwerpen, terwijl de meest belangrijke, strategische onderwerpen slechts kort de revue passeren? Vrijwel iedereen heeft deze ervaring. We raken erdoor gefrustreerd of zijn mentaal afwezig.

Er wordt heel veel tijd verkwist tijdens vergaderingen. Een goede agenda, een helder vergaderproces en de juiste faciliteiten kunnen veel verkwisting voorkomen. Maar er is nog een zeer belangrijke factor om rekening mee te houden: Parkinson’s Law of Triviality (PLOT, Parkinson Wet van trivialiteit), ook bekend als het fietsenhokvoorbeeld.

Northcote Parkinson ervoer dat organisaties disproportioneel veel tijd besteden aan triviale kwesties. Hij illustreert dit met een voorbeeld uit 1957. Tijdens een directievergadering wordt nauwelijks tijd besteed aan het goedkeuren van de bouw van een nucleaire centrale. Echter, daarna wordt uren gedebatteerd over de bouw van een fietsenhok. Parkinson draagt daarvoor de volgende verklaring aan: een nucleaire centrale is zeer ingewikkelde materie waar het gemiddelde directielid weinig kaas van heeft gegeten. De directie vertrouwt op experts en besteed er weinig tijd aan. Er worden weinig vragen gesteld, omdat niemand dom wil overkomen. Het bouwen van een fietsenhok echter, is een kwestie waar men meer verstand van denkt te hebben. Ieder directielid heeft daar een mening, ideeën en anekdotes over. En dat kost veel tijd.

Iedereen kan voor zijn eigen afdeling voorbeelden hiervan verzinnen:

  • Marketing: Vijf minuten om de nieuwe marketing-strategie te bespreken en een uur delibereren over ‘de naam’ van de strategie.
  • HR: Vijf minuten voor een plan om de vitaliteit van medewerkers te verbeteren en 90 minuten discussiëren over de samenstelling van een feestcommissie. 

Wat kan een leider doen om Parkinson’s Law of Triviality en haar negatieve consequenties te vermijden? Dan McCarthy geeft 10 suggesties:

  1. Wees je bewust van deze wetmatigheid. Nu je weet dat deze wet bestaat, moet het makkelijker zijn om erop te anticiperen en er mee om te gaan.
  2. Zorg ervoor dat ook de andere leden van het managementteam op de hoogte zijn van het bestaan van deze wet.
  3. Stel een tijdlimiet in voor ieder agendapunt en hou je daaraan.
  4. Wees duidelijk over hoeveel participatie (per onderwerp) is gewenst.
  5. Als een kwestie complex is, deel dan informatie over deze kwestie ruimschoots voor aanvang van de vergadering, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden.
  6. Wijs triviale vraagstukken toe aan individuen of kleine teams en laat hen dit oplossen zonder teamdiscussie of goedkeuring tijdens een vergadering. 
  7. Benoem het als de discussie ten prooi is gevallen aan PLOT. Doe dat wel tactisch, zeker als iemand anders de kwestie echt zeer belangrijk vindt.
  8. Neem geen triviale zaken op in de vergaderagenda.
  9. Als jij de leider bent, oefen dan je besluitvormende macht uit ten aanzien van triviale issues, zodat het team zich kan richten op de belangrijke zaken. Zorg er wel voor  dat vantevoren voor andere deelnemers duidelijk is dat je dat doet en wanneer je dat doet. 
  10. Als echt niets werkt, beëindig dan abrupt de vergadering.

Het artikel is te vinden op het Smartblog on Leadership. In de commentaren onder het artikel staan nog wat suggesties over hoe PLOT te vermijden.

Meer Mediascan »

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.