Laat medewerkers social media inspanningen versterken

0

Wat was de laatste keer dat een van de IT-medewerkers meedeed aan een chat over IT-ontwikkelingen in de branche? Hebben medewerkers de Facebook-pagina van de organisatie geliked? Welke salesmedewerker heeft wel eens een vraag in een LinkedIn-groep beantwoord?

Volgens Clayburn Griffin missen organisaties veel kansen doordat hun medewerkers niet gestimuleerd worden om actief te zijn op sociale media.

Het probleem
Organisaties maken voor wat betreft sociale media geen gebruik van hun belangrijkste kapitaal: medewerkers. Op de een of andere manier zijn zij zich niet bewust van het feit dat iedere medewerker in potentie een ambassadeur van de organisatie is en een groot netwerk achter zich heeft staan. Organisaties geven wel veel geld uit aan bijvoorbeeld advertenties, maar vergeten de eigen medewerkers ‘gratis’ in te zetten.

Veel organisaties starten met het inzetten van sociale media zonder dat daar een fatsoenlijke strategie aan ten grondslag ligt. Zij zien daardoor het inzetten van de eigen medewerkers over het hoofd. Bovendien worden social media-activiteiten vaak in isolatie – op de marketingafdeling – ontwikkeld.  Deze activiteiten worden dan puur als promotieactiviteiten gezien en bestempeld als ‘iemand anders zijn taak’.

De sleutel tot verandering
Met slechts geringe inspanningen kan iedere organisatie het personeel inzetten voor het versterken van de social media-activiteiten. Voorwaarde is dan wel dat organisaties social media omarmen op corporate niveau. Het moet echt onderdeel worden van de cultuur.

Het bevorderen van een social media-vriendelijke omgeving moedigt medewerkers aan om te participeren in online conversaties die aansluiten bij hun functie. Zo wordt niet alleen het merk versterkt, maar draagt het ook bij aan de ontwikkeling van medewerkers.

Vijf tips
Vijf tips om een organisatie te helpen bij het ontsluiten van de netwerken van medewerkers:

  1. Bepaal de kennis van medewerkers over social media

    Je moet eerst weten wat medewerkers weten over sociale media. Dat kan bijvoorbeeld door medewerkers een enquête in te laten vullen. Alle medewerkers, op alle niveaus, moeten deze enquête anoniem invullen. De enquête kan starten met basisvragen, zoals “hoeveel karakters mag een tweet maximaal lang zijn?” Daarna kan dieper op verschillende media worden ingegaan.

  2. Train medewerkers

    Gebruik de uitkomsten van de enquête om te bepalen wat er tijdens een training aan de orde moet komen. Wellicht moeten er voor verschillende groepen medewerkers specifieke trainingen gegeven worden.
    Verwacht weerstand van sommige medewerkers. Dit is een gebruikelijke reactie als mensen met iets onbekends geconfronteerd worden. Moedig deze medewerkers aan en probeer hun angst weg te nemen. Als je medewerkers helpt bij het uitdragen van hun kennis en expertise verdwijnt meestal de terughoudendheid.

  3. Creëer een social media-vriendelijke werkomgeving

    Het kost tijd om een social media-vriendelijke omgeving te creëren. Afdelingen moeten gestimuleerd worden om wekelijks aandacht te besteden aan sociale media. Dat kan bijvoorbeeld door op een vast tijdstip in de week via Twitter of Yammer te discussiëren over een bepaald onderwerp.
    Door wat positieve groepsdruk en de menselijke behoefte om ‘ergens bij te horen’ participeren steeds meer medewerkers.

  4. Communiceer

    Het alleen trainen van medewerkers is onvoldoende. Er moet regelmatig via verschillende kanalen en met verschillende middelen over het onderwerp gecommuniceerd worden.
    Weten medewerkers van het corporate Twitter-account? Is hen daarover wel eens iets verteld. Besteed tijdens bijeenkomsten aandacht aan het onderwerp en voeg het aan e-mailhandtekeningen toe. Tevens kunnen prestaties via sociale media (“Goed werk afgeleverd bij klant x, Pieter!”), zoals Twitter, erkend worden. Dit stimuleert medewerkers.

  5. Bepaal basisregels

    Soms zijn medewerkers gewoonweg onzeker over social mediagebruik. Wat is bijvoorbeeld privé en wat is zakelijk? Wat mag vanuit zakelijk oogpunt gezien wel en wat niet? Mag een blogpost gedeeld worden? Mag een functie vermeld worden bij een profiel? Door wat basisregels op te stellen kan deze onzekerheid worden weggenomen en de online participatie van medewerkers worden aangemoedigd.
    Dit social media beleid wordt regelmatig onder de aandacht gebracht van medewerkers zodat ze weten wat toegestaan is en wat niet en wat de organisatie wil bereiken met de inzet van social media. Vermijd een al te strikt en formeel-juridisch opgesteld beleid. Je wilt immers medewerkers juist stimuleren om online actief te zijn!

Competitief voordeel

Steeds meer organisaties investeren tijd en middelen in sociale media. Daarbij vergeten ze vaak medewerkers in te zetten om social media-activiteiten te versterken. Dit zou juist een van de succesfactoren moeten zijn. Organisaties die hun medewerkers met succes weten in te zetten hebben zeker een competitief voordeel, zo besluit Griffin.

Dit artikel over gemiste kansen is te vinden op het blog Social Media Explorer

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.