Eerstedagsmelding in 2009

0

De verplichting om nieuwe werknemers met een eerstedagsmelding bij de Belastingdienst te melden, is sinds 1 januari 2009 vervallen. Alleen als er sprake is van fraude of illegale werknemers, kan de Belastingdiendt de werkgever verplichten om 3 jaar lang eerstedagsmelding te doen.

Wie moet eerstedagsmelding doen?

Alleen als de Belastingdienst de werkgever in een beschikking heeft verplicht om eerstedagsmelding te doen, moet de werkgever werknemers die bij u komen werken, bij de Belastingdienst aanmelden.

In de volgende situaties kan de Belastingdient de werkgever verplichten om eerstedagsmelding te doen:

  • als de werkgever een naheffingsaanslag heeft gekregen omdat hij werknemers niet in de loonadministratie heeft opgenomen
  • als de werkgever van de Belastingdienst een vergrijpboete voor het niet of te laat betalen van loonheffingen heeft gekregen
  • als de werkgever strafrechtelijk vervolgd wordt omdat hij:
    • illegale werknemers in dienst heeft
    • het bedrijf niet bij het handelsregister heeft ingeschreven
    • de werkgever verplichtingen voor de loonheffingen niet is nagekomen
    • als de werkgever een boete gekregen heeft voor het in dienst hebben van illegale werknemers

De verplichting om eerstedagsmelding te doen moeten de Belastingdienst de werkgever opleggen binnen 6 maanden na de dagtekening van de beschikking die de werkgever krijgt als een van deze situaties zich heeft voorgedaan.

2. Voor wie moet u eerstedagsmelding doen?

U moet eerstedagsmelding doen voor alle werknemers die voor de loonbelasting in echte of fictieve dienstbetrekking bij u komen werken. U moet dus bijvoorbeeld ook eerstedagsmelding doen voor directeuren-grootaandeelhouders, voor pseudo-werknemers (opting-in), voor commissarissen en voor gelijkgestelden. Als u de dienstbetrekking met een werknemer beëindigt, kan dezelfde werknemer later weer voor u gaan werken. Ook in dat geval moet u voor de nieuwe dienstbetrekking van deze werknemer eerstedagsmelding doen. Werknemers met een zogenoemd nul-urencontract hoeft u alleen aan te melden als zij voor de eerste keer werkzaamheden voor u gaan verrichten. Zolang u hun dienstverband niet beëindigt, hoeft u niet opnieuw eerstedagsmelding te doen.

In de volgende gevallen is een eerstedagsmelding niet nodig:

  • voor uitzendkrachten die via een uitzendbureau bij u komen werken;
  • voor artiesten en beroepssporters die onder de artiesten- of beroepssportersregeling vallen;
  • voor personen die van u alleen een pensioen of uitkering ontvangen en die niet bij u werken;
  • voor werknemers die binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselen;
  • voor werknemers die u onder een ander subnummer in de aangifte wilt gaan opnemen (bijvoorbeeld van L01 naar L02), zonder dat er sprake is van een nieuwe dienstbetrekking.

Om als samenhangende groep inhoudingsplichtigen te worden beschouwd moet u overigens een beschikking hebben van de Belastingdienst.

3. Welke gegevens moet u opgeven op de ‘Opgaaf eerstedagsmelding?’

Op de eerstedagsmelding moet u de volgende gegevens invullen:

  • uw loonheffingennummer;
  • gegevens van de werknemer:
  • sofi-nummer. Als uw nieuwe werknemer nog geen sofi-nummer heeft ontvangen van de Belastingdienst, dan vult u het personeelsnummer in;
  • voorletter(s);
  • tussenvoegsel(s);
  • achternaam;
  • geboortedatum.
  • de datum waarop de werkzaamheden beginnen.

Zorg ervoor dat de nieuwe werknemer zijn persoonlijke gegevens al ruim voor het begin van de dienstbetrekking aan u heeft gegeven. Het is verstandig om hem tegelijkertijd te vragen naar zijn identiteitsbewijs en de ingevulde loonbelastingverklaring. U beschikt dan op tijd over alle gegevens die u nodig heeft voor de eerstedagsmelding en voor de loonadministratie.

Het verstrekken van de persoonlijke gegevens door de werknemer kunt u bijvoorbeeld opnemen in uw sollicitatie- of aanstellingsprocedure. Wil een werknemer de benodigde gegevens voor de eerstedagsmelding niet geven en neemt u hem toch in dienst, dan moet u ten minste het personeelsnummer vermelden en de datum waarop de werkzaamheden beginnen. U moet bij een controle wel kunnen bewijzen dat de eerstedagsmelding betrekking heeft op die bepaalde werknemer.

4. Hoe doet u eerstedagsmelding?

U moet de eerstedagsmelding elektronisch doen. Dat kan op drie manieren:

  • U doet eerstedagsmelding via de internetsite van de Belastingdienst.
  • U doet eerstedagsmelding met aangifte- of administratiesoftware.
  • U laat uw eerstedagsmelding verzorgen door een belastingconsulent (of administratiekantoor).

Als u ontheffing heeft gekregen voor het elektronisch doen van de aangifte loonheffingen, geldt deze ontheffing ook voor de eerstedagsmelding. In dat geval mag u de eerstedagsmelding op papier doen. Het papieren formulier dat u daarvoor moet gebruiken, kunt u vanaf 15 juni 2006 bestellen bij de BelastingTelefoon: 0800 – 0543, bereikbaar van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur. Gebruikt u een ander formulier, dan kan de Belastingdienst dat niet verwerken.

Ook een startende ondernemer die nog geen loonheffingennummer heeft, mag zijn eerste werknemers op papier aanmelden.

Eerstedagsmelding doen via de internetsite van de Belastingdienst

U kunt de eerstedagsmelding via het beveiligde gedeelte van de internetsite van de Belastingdienst doen. Met uw gebruikersnaam en wachtwoord logt u in op het beveiligde gedeelte. Vervolgens gaat u naar het overzicht met uw aangiften en opgaven. Daar vindt u de elektronische ‘Opgaaf eerstedagsmelding’, die u kunt invullen en verzenden. Binnen drie dagen na het indienen van de eerstedagsmelding ziet u in het overzicht de status van de eerstedagsmelding. Daarnaast krijgt u een ontvangstbevestiging op het e-mailadres dat u heeft opgegeven.

Eerstedagsmelding doen met software

Maakt u gebruik van aangifte- of administratiesoftware waarmee u elektronisch eerstedagsmelding kunt doen, dan wordt uw elektronische eerstedagsmelding rechtstreeks vanuit de software verstuurd naar de Belastingdienst. U kunt de status van de eerstedagsmeldingen binnen drie dagen na het indienen ervan bekijken op het beveiligde gedeelte van de internetsite van de Belastingdienst.

Voor het versturen van de eerstedagsmelding kunt u hetzelfde kanaal gebruiken als voor de aangifte loonheffingen. Gebruikt u een digitale postbus, dan kunt u via dat kanaal dagelijks een onbeperkt aantal losse eerstedagsmeldingen versturen. Gebruikt u het groteberichtenkanaal (FOS-account), dan mag u via dat kanaal maximaal drie keer per dag een bericht versturen. In dat bericht mag u meerdere eerstedagsmeldingen tegelijkertijd doen.

Eerstedagsmelding laten verzorgen door belastingconsulent

U kunt ervoor kiezen om uw eerstedagsmelding te laten verzorgen door een belastingconsulent (of administratiekantoor). In dat geval stelt hij de elektronische eerstedagsmelding samen met behulp van een softwarepakket en verstuurt deze naar de Belastingdienst. U kunt de status van de eerstedagsmeldingen binnen drie dagen na het indienen ervan bekijken op het beveiligde gedeelte van de internetsite van de Belastingdienst.

Meer informatie over de eerstedagsmelding is te vinden op de site van de Belastingdienst

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.