Echt stoppen met het continu checken van e-mail

0

Check niet de hele tijd je e-mail! Dat hoor je regelmatig en je zult het ook blijven horen, omdat het je productiviteit verbetert, aldus Lily Herman.

Maar het is niet makkelijk om niet continu je email te checken als je tientallen of honderden mails per dag ontvangt. Toch moet dat. Zo wijzen recente wetenschappelijke inzichten uit.

Schakelen tussen twee soorten bewustzijn

Wetenschappers ontdekten dat het menselijke brein voortdurend schakelt tussen twee soorten bewustzijn: taakpositief (actieve aandacht voor een taak die uitgevoerd wordt) en taaknegatief (afdwalen of dagdromen). Door te snel te schakelen tussen deze twee netwerken wordt je brein ‘duizelig’ en kan het niet meer focussen op een van deze twee soorten bewustzijn. Als je steeds je e-mail checkt als een geel envelopje in je scherm verschijnt kun je niet focussen. Zelfs als je de e-mail niet leest. Je brein blijft dan voortdurend denken aan wat er in die mail kan staan en van wie de mail is.

Tips

De wetenschappers raden aan om het emailprogramma te sluiten. Reserveer een bepaalde tijd van de dag voor het afhandelen van e-mails. Lily Herman voegt daar nog aan aantal tips aan toe:

1. Zet push notificaties uit

Push notificaties zorgen voor een onrustig gevoel als je e-mails niet leest of onbeantwoord laat. Iedere paar minuten een piepje dat je een nieuw bericht hebt ontvangen leidt nogal af. Zet dus push notificaties uit en check alleen je mail op het moment dat je er tijd voor gereserveerd hebt.

2. Verwijder het e-mailprogramma van je telefoon

Als je toch voortdurend via je telefoon je mail blijft checken, verwijder dan het e-mailprogramma van je telefoon. Je kunt dan ook niet verleid worden tot het snel even kijken tussen vergaderingen in of tijdens de lunch.

3. Reserveer tijd

Zoals dat ook geldt voor iedere reguliere taak of afspraak, reserveer tijd voor het lezen en beantwoorden van mail, zonder interruptie. Reserveer daarvoor tijd in je agenda en hou je daar iedere dag strikt aan.

4. Maak er een routine van

Zorg dat het echt een routine wordt. Bereid je erop voor, zoals je ook voor afspraken of vergaderingen doet. Sluit andere programma’s. Zet bijvoorbeeld specifieke muziek op bij het lezen en beantwoorden van mail. Doe iedere keer precies hetzelfde. Dat maakt het proces efficiënter.

Je hoeft niet bang te zijn dat anderen geïrriteerd raken door het feit dat jij niet 24 uur per dag je e-mail checkt en beantwoordt. Zodra ze zien hoe productief je bent zullen ze het begrijpen. En anders, zo sluit Herman af, kun je altijd nog zeggen dat het moet van de wetenschap.

Bron: Mashable

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone
Lees meer over:

Over Auteur

Redactie XpertHR Actueel

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

Reageer