E-mail en internet op de werkplek

1

Internet en e-mail zijn onmisbaar geworden in het dagelijkse werk. Maar
mogen werknemers voor privé-doeleinden mailen of internetten tijdens werktijd?
En mag de werkgever het gebruik hiervan controleren? En hoe zit het met de
privacy van de werknemers?

Om misbruik binnen uw organisatie tegen te gaan is het raadzaam om een protocol op te stellen voor het gebruik van en controle op e-mail- en internetgebruik dat recht doet aan de privacy van werknemers.

Risico’s voor werkgever èn werknemer

Alle bestaande en nieuwe communicatiemiddelen brengen risico’s met zich mee. Voor de werkgever kan het gaan om de beveiliging van het netwerk, het tegengaan van verboden gebruik of het beschermen van de goede naam van de organisatie. Voor de werknemer staat vaak diens privacybelang door de controle onder druk, maar ook de vrijheid van vrije meningsuiting of de vrijheid om informatie te verzamelen.

Beperking grondrechten tijdens werktijd

Onder werktijd geldt er voor werknemers een zekere beperking van de grondrechten. Dit betekent niet dat een werkgever bij het naleven van zijn belang de fundamentele vrijheden van zijn werknemers aan de kant kan schuiven.

Privacy op de werkplek is in een scala van wet- en regelgeving vastgelegd:

  • Artikel 8 ERVM: de werknemer heeft recht op een zekere mate van vertrouwelijke communicatie op de werkplek zonder inmenging door de werkgever.
  • Grondwet: Op basis van de begrippen goed werkgeverschap en goed werknemerschap moeten beide partijen zich houden aan zowel verantwoord gebruik van e-mail en internet als aan een zorgvuldig controlebeleid.
  • Wet op de ondernemingsraden: de ondernemingsraad heeft instemmingrecht voor de invoering van een dergelijk beleid
  • Wet bescherming persoonsgegevens (WBP): een wettelijk kader geeft aan hoe er met persoonsgegevens moet worden omgegaan

Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) heeft vuistregels opgesteld voor het gebruik en controle van e-mail en internet op de werkplek. Deze vuistregels zijn bedoeld als handvat voor het opstellen van een behoorlijk en zorgvuldig beleid in de arbeidsorganisatie. Om de toepasbaarheid van de vuistregels te vergroten heeft het CBP een raamregeling voor het gebruik van e-mail en internet ontwikkeld. Dit is bedoeld als instrument voor organisaties, bedrijven en ondernemingraden om de vuistregels in het eigen beleid toe te passen.

Vuistregels voor controle op gebruik van e-mail en internet

Algemene vuistregels
1.  Behandel zaken online op dezelfde manier als off line.
2.  Stel heldere regels op met de instemming van de ondernemingsraad.
3.  Publiceer de regels op een voor de werknemer toegankelijke wijze.
4.  Stel vast in hoeverre privé-gebruik van de faciliteiten is toegestaan.
5.  Maak verboden gebruik zoveel mogelijk softwarematig onmogelijk.
6.  Anonimiseer rapportages en gebruiksstatistieken.
7.  Houdt rekening met de back-ups van het systeem.
8.  Garandeer de integriteit van de systeembeheerder.
9.  Bespreek geconstateerd gedrag zo spoedig mogelijk met betrokkene.
10. Biedt inzage in de gegevens.
11. Evalueer de regels periodiek.

Vuistregels voor e-mail en internet
12. Probeer zakelijke en privé-mail te scheiden en ontzie privé-mail zoveel mogelijk.
13.  Beperk de controle tot het vooraf geformuleerde doel. Voorzie in op de doeleinden toegesneden controlemechanismen.
14. Voer de controles op naleving zo beperkt mogelijk uit (maatwerk).
15. Beperk de logging tot de verkeersgegevens. Bewaar de loggegevens niet langer dan noodzakelijk is.
16. Ontzie geprivilegieerde informatie van ondernemingsraadleden en bedrijfsartsen in elektronische berichten.

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone
Lees meer over:

Over Auteur

Redactie XpertHR Actueel

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat jij op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

1 reactie

  1. Eugene Ligtvoet op

    Er is een inmiddels populaire workshop die ingezet wordt om dit -soms beladen- onderwerp op de werkplek bespreekbaar te maken:
    Kijk op youTube bij: Prive-internetgebruik onder werktijd

Reageer