De organisatie simpeler in 7 stappen

1

Managers klagen al jaren over de complexiteit van organisaties en de negatieve gevolgen ervan op de productiviteit en moraal op de werkvloer. Dit wordt versterkt door onderzoeken van IBM en KPMG, die de complexiteit van organisaties aanwijzen als de belangrijkste zakelijke uitdaging voor de komende tijd.

Ron Ashkenas en Lisa Bodell beschrijven daarom een eenvoudige ‘ zeven-stappen-strategie’ om een organisatie te simplificeren. Door overvolle agenda’ s en stress is er maar weinig focus op het vereenvoudigen van processen, terwijl hierdoor nu juist stress en werkdruk kunnen afnemen. Het is daarom belangrijk dat managers een strategisch kader hebben dat hen helpt om de complexiteit van hun eigen werkgebied aan te pakken. De stappen kunnen in willekeurige volgorde geïmplementeerd worden.

De zeven stappen om de organisatie te simplificeren:

 

  1. Verwijder dood hout.
    Een goed begin is om alle overbodige regels en procedures te verwijderen. Veel regels en procedures zijn in een ver verleden ontstaan en worden nog steeds nageleefd zonder dat er gekeken wordt of ze nog echt nodig zijn. Als je een aantal handelingen achterwege kunt laten creëer je ruimte om de focus te leggen op essentiële zaken en veranderingen.
  2. Kijk van buiten naar binnen.
    Het vereenvoudigen van processen en procedures moet als doel hebben waarde toe te voegen voor je klanten, intern of extern. De belangrijkste stap is om inzicht te krijgen in wat je klanten echt willen en wat jij kunt doen om hieraan succesvol bij te dragen. Dit kan bijvoorbeeld door je klanten te bezoeken en zien wat ze met je producten doen, of je interne klanten vragen of jouw diensten wel aansluiten bij hun behoeftes.
  3. Prioriteiten stellen.
    Bepaal wat echt belangrijk is en wat niet, en focus je op de belangrijke zaken. Dit is een continu proces omdat er steeds nieuwe dingen bij zullen komen die belangrijk zijn en sommige zaken juist minder belangrijk worden.
  4. Vind de kortste route.
    Zodra je bepaald hebt welke zaken prioriteit hebben, bekijk je de belangrijkste processen die hierbij horen. Kunnen er nog stappen overgeslagen worden? Zijn er besparingsmogelijkheden? Zoek naar mogelijkheden om deze processen zo simpel en snel mogelijk te maken.
  5. Je hoeft niet altijd aardig te zijn.
    Veel medewerkers durven hun manager niet aan te spreken op gewoonten die complexiteit veroorzaken, zoals het geven van onduidelijke opdrachten of een overload aan communicatie. Gebruik constructieve feedback en confrontaties om elkaar te helpen gewoontes die complexiteit veroorzaken te herkennen en af te leren.
  6. Verwijder managementlagen.
    In een organisatie met veel managementlagen is het aantal medewerkers per leidinggevende over het algemeen laag. Managers met weinig mensen onder zich hebben de neiging (onnodig) veel controle uit te oefenen om hun positie te behouden. Dit ‘micro managen’ leidt tot extra werk en is slecht voor de moraal op de werkvloer. Kijk daarom regelmatig kritisch naar de structuur van de organisatie en zie waar je lagen kunt weglaten en de span of control van managers kunt vergroten.
  7. Onkruid vergaat niet.
    Net als onkruid kan complexiteit gemakkelijk terugkeren in een organisatie. Het simplificeren van een organisatie, en dus het doorlopen van stap 1 t/m 6, is daarom een continu proces.

Simplificeren moet een vast onderdeel van elk strategisch businessplan zijn en managers moeten zich de kunst van het vereenvoudigen eigen maken. De ‘zeven-stappen-strategie’ is te vinden op het blog hbr.org.

Lees meer over:

Over Auteur

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

1 reactie

  1. Mooie blog, wellicht wat ‘te simpel’ voorgesteld, maar het geeft in ieder geval de richting aan om eens kritisch naar je eigen organisatie te kijken. En op die manier naar je kosten en uiteindelijk je concurrentiekracht.
    Daarnaast is het vergroten van de wendbaarheid van organisatie EN medewerkers onontbeerlijk.