10 mythes over de implementatie van HR technologie ontkracht

0

Op een conferentie over strategisch HRM presenteerde Steve Boese, samen met Trish McFarlane, de meest voorkomende mythes met betrekking tot de implementatie van nieuwe HR technologie.

10 mythes:

1. Iedere organisatie gaat over op software die als een dienst wordt aangeboden (Software as a Service, SaaS). Voordelen van SaaS zijn onder andere het gebruikersgemak, het feit dat upgrades makkelijker te realiseren zijn en dat het implementatieproces sneller gaat. Echter, nadelen zoals angst voor een gebrek aan service, de onmogelijkheid om de software aan de eigen situatie aan te passen en zorgen over veiligheid en privacy, zorgen ervoor dat lang niet iedere organisatie overgaat op HR technologie zoals SaaS.
2. Je hebt geen implementatieplan nodig. Die heeft de leverancier wel: Uiteraard is een plan noodzakelijk waarin managementondersteuning, de samenstelling van het  implementatieteam en de scope, het tijdspad, de stappen en doelstellingen zijn vastgelegd.
3. Hou het team klein: De juiste samenstelling van een implementatieteam is van groot belang. Van het team moet een projectleider, een systeembeheerder, lijn- en stafmanagers, een directeur, een communicatiedeskundige en trainers deel uitmaken.
4. Iedereen zal de nieuwe software omarmen: Een nieuw systeem betekent verandering. Daar is standaard weerstand tegen. Dit betekent dat veel aandacht aan verandermanagement geschonken moet worden.
5. Functionaliteit is belangrijker dan gebruiksgemak: Medewerkers rekenen er juist op dat software het werkzame leven gemakkelijker maakt en dat er intuïtief mee te werken is.
6. Tijdens de implementatie van HR technologie zou je alle bestaande processen moeten automatiseren: Moderne technologie biedt de mogelijkheid om processen te herontwerpen en verbeteren. Echter, vaak vraagt dit maatwerk, meer geld en tijd. Natuurlijk is het verstandig om verouderde, inefficiënte processen aan te pakken.
7. Alle HR-systemen in de cloud zijn makkelijk te integreren met elkaar: Elk nieuw HR-systeem zorgt voor integratie-uitdagingen. Zorg dat vroegtijdig bekend is welke integratie-problemen er spelen en reserveer daar tijd, geld en middelen voor.
8. De beveiliging van data van HR en medewerkers is het probleem van de leverancier: Beveiliging is een taak van iedereen. HR moet daarbij samenwerken met IT en juridische zaken, om de eisen omtrent beveiliging vast te stellen. Daarnaast moet aandacht zijn voor een cultuur waarin medewerkers zich bewust zijn van risico’s en deze vermijden.
9. Testen moet door IT gedaan worden: Testen is een teamsport. Er moet op technische én op functionele aspecten getest worden.
10.  Training is niet nodig bij moderne HR-technologie: Training is altijd nodig. Er moet echter rekening gehouden worden met de behoeften van gebruikers. Iedere gebruiker heeft andere behoeften. In een training wordt tevens benadrukt wat het voordeel van deze nieuwe technologie voor iedere specifieke gebruiker is.

Technologie is weliswaar veranderd, maar voorwaarden voor een soepele implementatie zijn dat zeker niet. Projectmanagement, verandermanagement en draagvlak bij het management blijven dus kritische succesfactoren voor een succesvolle implementatie van nieuwe HR-technologie.

Bron: Steve Boese/Trish McFarlane

Lees meer over:

Over Auteur

Redactie XpertHR Actueel

De redactie van XpertHR Actueel zorgt er gezamenlijk voor dat u op de hoogte blijft van het laatste P&O-nieuws, de ontwikkelingen in het vakgebied en relevante jurisprudentie.

Reageer