XpertHR - Je hebt gezocht naardossier werving en selectie

Vragen? Neem contact met ons op 020 – 515 95 15

XpertHR

Alle HR-informatie op één plek

Search Results for: dossier werving en selectie

Voorbeelddocument Functiebeschrijving

Bij voorkeur staan in de functiebeschrijving zaken vermeld als doel van de functie, plaats binnen de organisatie, de belangrijkste doelen of resultaten die moeten worden bereikt en welke competenties, kennis en vaardigheden van belang zijn voor succesvolle functievervulling.
De exacte invulling is afhankelijk van het HR-beleid binnen de organisatie.

Voorbeeld functiebeschrijving

Doel van de functie
Het secretarieel ondersteunen van afdelingshoofd en ‘middel-managers’, zodanig dat deze in staat worden gesteld de eigen functie zo efficiënt en doelmatig mogelijk uit te voeren.

Organisatorische positie
De afdelingssecretaresse rapporteert aan het afdelingshoofd. De secretaresse geeft geen leiding.

1. Correspondentie en stukken opstellen en verwerken
o Verricht tekstverwerkingwerkzaamheden en stelt zelfstandig correspondentie op aan de hand van een onvolledig concept, waarin globale verwijzingen naar bij te zoeken gegevens voorkomen;
o Handelt de correspondentie en documenten zelfstandig af;
o Notuleert bijeenkomsten, maakt verslagen en/of samenvattingen.
Resultaat: Correspondentie en stukken zijn opgesteld en verwerkt, zodanig dat deze na fiat van de leidinggevende/ opdrachtgever correct en op tijd naar de juiste bestemming kunnen.

2. Overlegmomenten realiseren en organiseren
o Organiseert op verzoek van betrokkene(n) in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen;
o Bereidt bijeenkomsten/vergaderingen voor en maakt vergaderstukken gereed en distribueert deze;
o Maakt afspraken voor de leidinggevende en (eventueel) de medewerkers, bewaakt de agenda en attendeert op gemaakte afspraken;
o Bewaakt de afhandeling van besluiten en stelt planningen op.
Resultaat: Overlegmomenten gerealiseerd, zodanig deze correct en adequaat verlopen en de juiste gegevens beschikbaar zijn.

3. Informatie verstrekken
o Beoordeelt op belang en urgentie van telefoongesprekken, e-mail en faxberichten de afhandeling. Handelt inkomende telefoongesprekken voor de manager zoveel mogelijk zelfstandig af. Geeft berichten door.
Resultaat: Informatie verstrekt, zodanig dat betrokkenen goed geïnformeerd worden en de leidinggevende/ afdeling zo min mogelijk belast wordt.

4. Werkprocessen faciliteren
o Selecteert de inkomende post naar prioriteit, zoekt eventueel dossiers/stukken bij en legt de stukken ter afhandeling voor aan de betreffende medewerker;
o Verricht archiefwerkzaamheden waaronder het opbergen/opzoeken van (vertrouwelijke) stukken en het toekennen van ingangen of codes conform de daarvoor geldende (centrale) richtlijnen;
o Regelt reizen en hotelreserveringen;
o Verricht diverse ondersteunende werkzaamheden, zoals het bijhouden van de afdelingsvoorraad kantoorbenodigdheden, het samenstellen van documentatie- en circulatiemappen, het bijhouden van losbladige handboeken en dergelijke.
Resultaat: Werkprocessen gefaciliteerd, zodanig dat post tijdig en correct wordt verwerkt, documenten en kantoorbenodigdheden beschikbaar zijn et cetera.

Opleidings- en ervaringseisen
• MBO werk- en denkniveau;
• Kennis van de toepassing van relevante applicaties en automatiseringspakketten.
• Minimaal 2 jaar ervaring als afdelingssecretaresse

Competenties
Communiceren (niveau 1)
• Helder taalgebruik; kan iets kort en duidelijk zeggen en schrijven.
• Spreekt vloeiend, komt makkelijk uit zijn woorden.
• Sluit taalgebruik aan bij de toehoorders of lezers, gebruikt geen jargon.
• Brengt heldere structuur aan in de informatie, door vorm en opbouw.
• Vat een boodschap goed samen.

Plannen en organiseren (niveau 1)
• Is in staat voor acties een realistisch tijdsschema op te stellen.
• Weet wat er aan tijd, middelen en mensen nodig is om een resultaat te halen.
• Is in staat een realistische begroting te maken op basis van verzamelde gegevens.
• Is in staat die informatie te verkrijgen die voor een goede planning nodig is.
• Houdt rekening met planningsritmes van betrokken partijen.

Voortgang bewaken (niveau 1)
• Bewaakt de planning.
• Anticipeert op verstoringen en oponthoud, informeert betrokkenen over de gevolgen.
• Informeert waar nodig klanten regelmatig over de voortgang in een project.
• Lost verstoringen met prioriteit op, beperkt vertraging tot het minimum.

Organisatiebewustzijn (niveau 1)
• Kent de weg binnen de eigen informele organisatie en maakt daar effectief gebruik van.
• Leidt externe informatie en contacten binnen de eigen organisatie door naar de juiste plek.
• Is zich ervan bewust de organisatie tegenover derden te vertegenwoordigen en gedraagt zich in overeenstemming daarmee.
• Weet welke invloed zijn/haar eigen werk heeft op dat van anderen in de organisatie en houdt daar rekening mee.
• Houdt bij voorstellen rekening met acceptatie in de organisatie.

Probleemanalyse (niveau 1)
• Signaleert problemen en spoort mogelijke oorzaken op;
• Herkent belangrijke informatie, legt verbanden tussen gegevens en zoekt eventueel ontbrekende informatie op.

Lees hier meer artikelen in het thema Werving en selectie.

Bron: Shutterstock

Handvatten voor succesvol ontwikkelen van medewerkers

De medewerker stimuleren om zichzelf te ontwikkelen

“Michiel is en kei in zijn vak, maar hij raakt snel in de stress voor een deadline. Wat is een goede timemanagement cursus voor hem?”

Dat is de logische gedachtegang van een leidinggevende als hij een medewerker wil stimuleren zichzelf verder te ontwikkelen. Maar als Michiel geen enkele aanleg heeft voor structureren van zijn werk, of als de stress niet met georganiseerd werken te maken heeft, dan is de cursus een investering die zich niet terugverdient.

De vraag is of de medewerker zonder gestructureerd te zijn toch een goede prestatie kan leveren en van toegevoegde waarde kan zijn. Ik denk van wel!

Het ontwikkelen van talent heeft meestal niet de focus

Ontwikkeling van medewerkers en de POP-plannen zijn meestal gericht op die punten waarop iemand naar de maatstaf nog tekort schiet. De sterke punten en competenties waar zij een natuurlijke aanleg voor hebben, krijgen vaak niet veel aandacht. Dat is zonde, want talent verdient de ruimte voor verdere ontwikkeling!

Talent is de kwaliteit die je meestal niet zo bijzonder vindt. Juist omdat het je zo gemakkelijk af gaat. Het loopt als een rode draad door alles wat je doet: je studie, sport, hobby’s, sociale activiteiten. Daardoor ligt de focus in persoonlijke ontwikkeling vaak niet op de échte talenten. Mensen hebben juist de neiging te focussen op waar ze nog niet zo goed in zijn. En daar veel moeite en energie in te steken.

Er is moeite gedaan om talentvolle medewerkers te werven, dus waarom niet die talenten verder ontwikkelen? Het is een misverstand dat talent vanzelf voor goede prestaties zorgt, of dat talent een vast gegeven is wat niet ontwikkeld kan worden. Om het maximale uit dat talent te halen, wil je het optimaal inzetten. En wanneer je dat talent blijvend weet te ontwikkelen, dan is de medewerker goud waard!

Veel organisaties maken gebruik van een assessment tijdens de werving- en selectieprocedure. Het geeft inzicht in het werk- en denkniveau en de capaciteiten waarover de kandidaat beschikt. Ook schetst het een persoonsprofiel wat toekomstig gedrag voorspelt in de werkomgeving.

Daarmee is het assessment ook heel geschikt om de ontwikkeling van medewerkers te stimuleren en bieden ze hulp bij het evalueren en het verbeteren van de prestaties van medewerkers en teams. Dus waarom verdwijnt een assessmentrapport na de aanstelling meestal in het personeelsdossier en wordt het niet meegenomen in de POP- en beoordelingsgesprekken?

Handvatten voor succesvol ontwikkelen van medewerkers

Je kunt assessments inzetten voor iedere HR-fase: selectie van nieuwe medewerkers, ontwikkeling, functioneren en beoordelen. In een capaciteiten en persoonlijkheidsanalyse wordt ook de ontwikkelbaarheid van zowel sterke als de zwakkere competenties in kaart gebracht. Want als het nu niet lukt, dan betekent dat nog niet dat iemand het niet kan ontwikkelen.

En het is bijvoorbeeld ook mogelijk om de leerstijl of motivatie te analyseren van een medewerker, om te ontdekken op welke manier zij zich het meest effectief kunnen ontwikkelen. Want het ontwikkelen van talent vraag meer dan alleen natuurlijke aanleg. Het vraagt ook motivatie en training. Motivatie is één van de essentiële onderdelen van succesvol zijn en jezelf verder kunnen ontwikkelen. Wanneer je inzicht hebt in wat iemands motivatie verhoogt en verlaagt en op welke manier hij of zij nieuwe kennis en vaardigheden eenvoudig eigen maakt, dan heb je een ideale combinatie te pakken.

Daarnaast is een assessment een uitstekend middel om iemand te kunnen adviseren bij bepaalde loopbaankeuzes als hij of zij toe is aan een volgende stap. Is een leidinggevende functie dan een goede keuze of past een adviserende rol meer bij de persoon? En wat is er nodig om iemand in de nieuwe rol te laten groeien?

Dus neem het selectie assessment mee in evaluatiegesprekken, functioneringsgesprekken of POP gesprekken als uitgangspunt voor ontwikkeldoelen en resultaatafspraken.

Haal het maximale uit het talent en het potentieel van de medewerkers

Hoe maak je nu de vertaalslag van het inzicht wat het assessment geeft over de persoon, naar een Persoonlijk Ontwikkel Plan? Met de resultaten kun je samen met de medewerker eenvoudig de sterke en zwakke punten in kaart brengen en ontdekken hoe je de ontwikkeling in gang kunt zetten. Dit biedt houvast om richting te bepalen en ambities te verwezenlijken.

Wanneer je een assessment op aanwezige competenties en ontwikkelpotentieel combineert met een 360 graden feedbackanalyse, dan rolt hier een persoonlijk advies uit hoe de medewerker zichzelf verder kan ontwikkelen. Waarom werkt dit zo goed? Omdat deze combinatie iets vertelt over aanleg voor gedrag in werksituaties, de mate waarin dit gedrag al zichtbaar is in de praktijk en de potentie om het te ontwikkelen.

Succesvol ontwikkelen, betekent talentgericht ontwikkelen

Ben je al overtuigd? Dat succesvol ontwikkelen begint bij het talent van de medewerker? En dat een assessment een uitstekend middel is om inzicht te krijgen in de ontwikkelmogelijkheden zodat de juiste keuzes kunnen worden gemaakt?

Ik ben ervan overtuigd dat de investering in een assessment zich snel terugverdient! Want een medewerker die zichzelf blijvend ontwikkelt en goede prestaties levert, is een waardevolle medewerker.